Ön yazı (cover letter)

Merak sorusu

Defne yeni CV'sini bitirdi ve Manchester'daki ilan bir de ön yazı istiyor. İlk taslağı şöyle başlıyor: "My name is Defne Aydın. I was born in Izmir in 1994 and graduated from university in 2016. I am a hardworking, honest and responsible person." Ardından CV'sindeki işleri sırayla anlatıyor ve mektubu "Although I do not have experience in retail, I hope you will consider my application" cümlesiyle bitiriyor.

Rachel taslağı okuyup tek bir soru soruyor: "Why us?" Mektupta bu sorunun cevabı hiç yok. Üstelik ilk paragrafta Defne'nin adı ve doğum yılı var, ama hangi işe başvurduğu yok. Son cümle de bir özür gibi duruyor. Bir ön yazının işi CV'yi tekrar etmek değilse, nedir?

Anlatım

CV ne yaptığını, ön yazı neden uyduğunu söyler

CV geçmişin bir listesidir; ön yazı ise o geçmişi tek bir ilana bağlayan kısa bir argümandır. Okuyucunun aklındaki iki soruya cevap verir: bu kişi bu işi yapabilir mi, ve bu kişi neden özellikle burada çalışmak istiyor? Bu yüzden her ilana yeniden yazılır. İki farklı şirkete aynı ön yazıyı gönderen biri, ikisine de kimseye yazmamış gibi görünür.

Uzunluk konusunda yaygın beklenti bir sayfayı geçmemesidir: üç ya da dört kısa paragraf. Bazı ilanlar ön yazıyı ayrı bir belge yerine başvuru formundaki bir kutuya ister. İngiltere'de özellikle kamu kurumlarının ilanlarında bunun yerine "supporting statement" istenebilir; orada ilandaki her ölçütü sırayla karşılayan daha uzun bir metin beklenir. İlanın ne istediğini dikkatle oku.

Hitap ve açılış

Resmî mektubun hitap ve kapanış kurallarını Ders EN4.34'te görmüştük; aynı kurallar burada da geçerlidir. Ön yazıya özgü tek ek şudur: işe alımı yapan kişinin adını bulmaya çalış. İlanda, şirketin sitesinde ya da profesyonel ağlarda bu ad çoğu zaman bulunabilir. Adı bilinen birine yazılan mektup daha kişisel okunur. Ad bulunamazsa "Dear Hiring Manager" günümüzde yaygın ve güvenli bir seçimdir.

İlk paragraf üç şeyi kısaca söyler: hangi pozisyona başvurduğunu, ilanı nerede gördüğünü ve neden iyi bir aday olduğunu tek cümleyle. Adını söylemene gerek yoktur; o zaten imzada ve CV'nin başında yazılıdır.

Neden ben: ilanla eşleşen kanıtlar

İkinci paragraf mektubun kalbidir. İlanı aç ve en önemli iki ya da üç gereksinimi bul. Sonra CV'nden her biri için bir kanıt seç ve onları ilandaki dille bağla. İlan "experience automating reports" diyorsa, otomatikleştirdiğin raporu ve ne kazandırdığını anlat. Burada CV'deki madde kısaltılmış hâliyle değil, iki üç cümlelik küçük bir hikâye olarak yer alır: durum, ne yaptığın, ne değişti.

Neden siz: o şirkete özgü bir cümle

Üçüncü paragraf şirkete döner. Burada genel övgü işe yaramaz: "your company is a leader in the sector" her şirkete yazılabilir. Onun yerine yalnızca o şirket için doğru olan bir şey bul. Yakın zamanda açtıkları bir proje, yayımladıkları bir rapor, ilanda geçen bir hedef olabilir. Sonra bunu kendi ilginle bağla.

Kapanış: güvenli ve ileriye dönük

Son paragraf kısa tutulur. Görüşmeye hazır olduğunu söyler, teşekkür eder ve ileriye bakar: "I would welcome the opportunity to discuss how I could contribute to your team. Thank you for your time and consideration." Burada özür dilemek ya da eksikleri hatırlatmak gerekmez. Eksik bir deneyimin varsa onu mektubun sonunda değil, ikinci paragrafta aktarılabilir bir beceriyle karşılamak daha güçlüdür.

Kendini övmeden ikna etmek

Ön yazıda iki uç da zarar verir. Biri "I am the perfect candidate for this role" gibi kanıtsız iddialardır; okuyucu bunları her gün okur ve inanmaz. Öbürü aşırı alçakgönüllülüktür: "I may not be the best candidate, but…" Aradaki yol sıfatları kanıtla değiştirmektir. "I am a strong communicator" yazmak yerine, bir sunumla bir kararı nasıl değiştirdiğini anlat. "I believe", "I would be able to", "I am confident that" gibi ifadeler ölçülü bir güven taşır.

Türkçe köprüsü

Türkçede resmî yazışmanın bilinen modeli dilekçedir: "… pozisyonu için başvurumu bilgilerinize sunarım. Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim." Dilekçe bir talep belgesidir; karar karşı taraftadır ve yazan kişi geri planda durur. Defne'nin ilk taslağındaki çekingen kapanış bu geleneğin izini taşıyordu. Oysa ön yazı bir talepten çok bir tekliftir: yazan kişi, şirketin bir ihtiyacını nasıl karşılayacağını gösterir.

Bir de tevazu meselesi var. Türkçede kendinden övgüyle söz etmek çoğu zaman hoş karşılanmaz ve insanlar başarılarını küçülterek anlatır. Bu incelik İngilizce bir ön yazıda yanlış okunabilir; "I hope you will consider my application" gibi bir cümle kibar değil, kendinden emin olmayan biri gibi duyulur. Çözüm övünmek değildir. Kanıtı ortaya koyup yorumu okuyucuya bırakmak, hem Türk tevazusuna hem İngilizce beklentiye uyar.

Gerçek hayattan örnekler

Defne Rachel'ın sorusundan sonra mektubu baştan yazıyor ve dört paragrafa iniyor. Açılışta pozisyonun adı ve tek cümlelik gerekçe var. İkinci paragrafta ilandaki iki gereksinime karşılık iki kısa hikâye anlatıyor: aylık panel ve satış ekibiyle yaptığı tahmin çalışması.

Eski taslağın sonundaki özür, bu cümleyle ikinci paragrafa taşınıyor ve bir güce dönüşüyor. Üçüncü paragrafta şirketin gıda israfı planına değiniyor. Kapanışta artık özür yok: "I would welcome the opportunity to discuss how my experience could support your team." Mektup "Yours sincerely, Defne Aydın" ile bitiyor, çünkü Defne işe alım müdürünün adını şirketin sitesinde buldu. Rachel'ın cevabı kısa: "Much better. I'd want to meet you."

Sık yapılan hata

İkinci yaygın hata şirket adını değiştirip aynı mektubu her yere göndermektir. Bu yöntem bazen eski şirketin adını mektupta unutmak gibi utandırıcı sonuçlar da doğurur. Her başvuruda en az üçüncü paragrafı baştan yaz ve ikinci paragraftaki kanıtları ilana göre seç.

Mini alıştırma

1. Ön yazı ile CV arasındaki temel fark nedir?
2. İşe alım müdürünün adı bulunamazsa hangi hitap güvenli bir seçimdir?
3. Ön yazının ilk paragrafı hangi üç şeyi söyler?
4. "Your company is a leader in the sector" cümlesi neden zayıftır?
5. "I am a strong communicator" ifadesini nasıl güçlendirirsin?

Cevaplar

1. CV geçmişi listeler; ön yazı o geçmişi tek bir ilana bağlar ve neden bu şirket sorusuna cevap verir.
2. "Dear Hiring Manager."
3. Hangi pozisyona başvurulduğunu, ilanın nerede görüldüğünü ve tek cümlelik bir gerekçeyi.
4. Çünkü her şirkete yazılabilir; yalnızca o şirkete özgü bir şey söylemez.
5. Sıfatı bir kanıtla değiştirerek, örneğin bir sunumla bir kararı nasıl etkilediğini anlatarak.

Sesli tekrar görevi

Sonra ilandan bir gereksinim seç ve onu bir kanıtla karşıla: "Your advertisement mentions … In my current role, I …" Son olarak kapanışı söyle: "I would welcome the opportunity to discuss how I could contribute to your team." Kaydı dinlerken bir özür ya da kanıtsız bir övgü cümlesi olup olmadığını kontrol et.

Özet kartı

1. Ön yazı CV'yi tekrar etmez; geçmişi tek bir ilana bağlayan kısa bir argümandır.
2. Genellikle bir sayfa, üç dört paragraf; her ilana yeniden yazılır.
3. Açılış: pozisyon, ilanın yeri, tek cümlelik gerekçe. Ad imzada kalır.
4. Neden ben: ilandaki iki üç gereksinime birer kısa kanıt hikâyesi.
5. Neden siz: yalnızca o şirkete özgü bir ayrıntı ve senin ilginle bağı.
6. Övünme de özür de yok; sıfatın yerine kanıt koy.

Sonraki derse köprü

CV ve ön yazı bir başvuruyla birlikte gider ve tek bir ilana yazılır. Ama işe alım yapanların bir kısmı adayları ilandan önce, profesyonel ağlarda bulur ve ilk gördükleri şey bir profil başlığı ile birkaç paragraflık bir özettir. Bu alan ne CV'dir ne ön yazı: birinci tekil şahısla yazılır ve herkese aynı anda konuşur. Sıradaki derste LinkedIn profilini, özellikle başlığı ve özet bölümünü İngilizce yazmayı çalışıyoruz.