Çok resmî mi çok samimi mi? E-postada ton

Merak sorusu

Buse bir yazılım firmasında proje yöneticisi. Aynı gün iki e-posta gönderiyor ve iki tuhaf cevap alıyor. İlki yeni bir İngiliz müşteriye, Thomas Wright'a: "Dear Mr Thomas, I would like to kindly inform you…" Thomas kısa ve sıcak bir cevap yazıyor: "Hi Buse, thanks for this. Please call me Tom!" Buse bir an kızarıyor; "Mr Thomas" mı yanlıştı?

İkinci e-posta yıllardır birlikte çalıştığı İrlandalı meslektaşı Aoife'ye: "I would be most grateful if you could kindly send me the test results at your earliest convenience." Aoife'nin cevabı bir dakikada geliyor: "Of course! Is everything OK? Are you upset with me?" Buse şaşırıyor; yalnızca kibar olmaya çalışmıştı. Aynı kibarlık, birinde fazla mesafeli, öbüründe neredeyse soğuk duyulmuştu.

Anlatım

Ton bir ilişki ayarıdır

E-postada ton, sözcüklerin ne kadar resmî olduğu kadar, yazanla okuyan arasındaki ilişkinin bir ayarıdır. Günlük ve resmî sözcükler arasındaki farkı, kısaltmaları ve nötr dili Ders EN3.35 göstermişti. Bu derste o bilgiyi bir iş ilişkisinin içine yerleştiriyoruz: kime, hangi aşamada, hangi tonla yazılır?

Temel kural şudur: ilk e-postada biraz resmî başla, sonra karşı tarafın tonunu izle. Alıcı sana adıyla, "Hi Buse" diye yazıyorsa sen de ona adıyla yazabilirsin. İmzasını "Tom" diye atıyorsa, sen de "Hi Tom" demeye geçebilirsin. Buna aynalama denir ve iş yazışmasında ilişkiyi rahatlatmanın en güvenli yoludur.

Ad ve unvan

İngilizcede unvan, yani Mr, Mrs, Ms ya da Dr, her zaman soyadıyla kullanılır, hiçbir zaman ilk adla değil. Thomas Wright'a ya "Dear Mr Wright" ya da "Dear Thomas" yazılır; "Dear Mr Thomas" yanlıştır. Kadınlara yazarken medeni durumu belli etmeyen "Ms" en güvenli seçimdir.

İngiliz ve Amerikan iş dünyasında ilk adla hitap çok yaygındır ve genellikle ilk birkaç e-postada başlar. Karşı taraf "Please call me Tom" dediğinde, bu bir davettir; ısrarla "Mr Wright" demeye devam etmek mesafe koymak gibi duyulabilir.

Fazla resmî olmanın bedeli

Fazla resmî bir dil tarafsız değildir. Yakın bir meslektaşa "I would be most grateful if you could kindly…" yazmak, mesafe, kırgınlık ya da kızgınlık gibi okunabilir. Aoife'nin "Are you upset with me?" sorusu buradan geldi. Gündelik iş ilişkilerinde nötr ve sıcak bir dil, "Could you send me the test results when you get a chance?", hem kibar hem rahattır.

Bazı kalıplar özellikle dikkat ister. "As per my last email", yani son e-postamda belirttiğim gibi, çoğu zaman "bunu zaten söylemiştim" anlamında, sitemli bir ton taşır. "Per our conversation" ve "Please be advised" da soğuk ve bürokratik duyulabilir. Aynı bilgiyi "Just to recap…" ya da "As we discussed…" ile vermek daha sıcaktır.

Fazla samimi olmanın bedeli

Öbür uçta da bir risk var. Yeni bir müşteriye "Hey!" diye başlamak, emoji kullanmak, art arda ünlem koymak ya da "asap" ve "FYI" gibi kısaltmalarla yazmak, özensiz ya da saygısız görünebilir. Tek bir ünlem sıcaklık katar; üç ünlem telaşlı duyulur. Emin olmadığında nötr dili seç ve karşı tarafın seni daha samimi bir tona davet etmesini bekle.

Yumuşatıcılar

İngilizce iş yazışmasında istekler çoğu zaman küçük yumuşatıcılarla verilir: "a quick question", "when you get a chance", "if possible". Bunlar isteği emir olmaktan çıkarır. Ama ölçülü kullanılmalı; her cümleye "just" ve "sorry" eklemek, yazanı güvensiz ve özür diler gibi gösterir.

Türkçe köprüsü

Buse'nin "Mr Thomas" hatası, Türkçedeki çok yerleşik bir kalıptan geliyor. Türkçede saygı, ilk adla birlikte bir unvanla gösterilir: Ahmet Bey, Ayşe Hanım, Thomas Bey. Bu alışkanlık İngilizceye geçince unvan ilk adla birleşir: "Mr Thomas", "Mrs Ayşe". İngilizcede ise saygının iki yolu vardır: ya unvan ve soyadı, ya da yalnızca ilk ad. Türkçedeki "Thomas Bey" karşılığı, İngilizce iş dünyasında çoğu zaman sadece "Thomas"tır.

Türkçe resmî yazışmanın genel tonu da İngilizceye göre daha resmîdir. "Sayın", "rica ederim", "saygılarımla" gibi ifadeler Türkçede doğal ve sıcak duyulabilir. Bunları kelimesi kelimesine İngilizceye taşımak, "Dear Sir, I kindly request…" gibi cümleler kurmak ise İngilizce okura mesafeli, hatta soğuk gelir. Türkçede saygılı olan bir ton, İngilizcede resmî ve uzak duyulabilir; bu yüzden ton, sözcüklerle birlikte çevrilmelidir.

Gerçek hayattan örnekler

Buse ertesi gün iki e-postayı da yeniden yazıyor. Tom'a gönderdiği ikinci e-posta şöyle başlıyor:

Tom'a giden e-posta onun davetini kabul ediyor: ilk adla hitap, kısa ve sıcak bir ton. Aoife'ye giden e-posta yıllardır süren bir iş ilişkisine uygun: bir yumuşatıcı, açık bir istek, bir sebep ve tek bir ünlem. İkisi de kibar, ikisi de rahat. Aoife bu kez bir gülen yüzle cevap veriyor ve sonuçları yarım saat içinde gönderiyor.

Sık yapılan hata

Bir diğer yaygın hata, Türkçedeki resmî tonu İngilizceye aynen taşıyıp yakın meslektaşlara bile "I would be most grateful if you could kindly…" diye yazmaktır. Bu kibarlık değil, mesafe olarak okunur. İlişki samimiyse ton da rahat olmalı.

Mini alıştırma

1. E-postada aynalama ne demektir?
2. Thomas Wright'a nasıl hitap edilir?
3. Yakın bir meslektaşa fazla resmî yazmak nasıl algılanabilir?
4. "As per my last email" neden dikkat ister?
5. Türkçedeki "Thomas Bey" kalıbı İngilizceye nasıl taşınır?

Cevaplar

1. Karşı tarafın tonunu ve hitap biçimini izleyip ona uymak demektir.
2. Ya "Dear Mr Wright" ya da "Dear Thomas" diye; "Dear Mr Thomas" yanlıştır.
3. Mesafe, kırgınlık ya da kızgınlık olarak algılanabilir.
4. Çünkü çoğu zaman "bunu zaten söylemiştim" anlamında sitemli bir ton taşır.
5. İngilizce iş dünyasında çoğu zaman yalnızca "Thomas" olarak; unvan ilk adla kullanılmaz.

Sesli tekrar görevi

Ardından hitapları çalış: "Dear Mr Wright", "Dear Ms Taylor", "Hi Tom". Son olarak Buse'nin Aoife'ye yazdığı e-postayı akıcı ve sıcak bir sesle oku.

Özet kartı

1. Ton, yazanla okuyan arasındaki ilişkinin ayarıdır; ilk e-postada biraz resmî başla, sonra karşı tarafı aynala.
2. Unvan soyadıyla kullanılır: Mr Wright, Ms Taylor; "Mr Thomas" yanlıştır.
3. Fazla resmî dil, yakın ilişkilerde mesafe ya da kırgınlık gibi okunur.
4. "As per my last email" ve "Please be advised" sitemli ya da soğuk duyulabilir; "As we discussed" daha sıcaktır.
5. Fazla samimi dil de yeni ilişkilerde özensiz görünür; emin değilsen nötr dil seç.
6. Türkçedeki "Thomas Bey" saygısı, İngilizcede çoğu zaman yalnızca "Thomas" olur.

Sonraki derse köprü

Doğru tonu bulduktan sonra en sık yazacağın e-postalardan biri bir istektir. Ama istekler her zaman ilk seferde cevap almaz: cevap gecikir, unutulur, araya başka işler girer. O zaman bir hatırlatma, sonra belki bir takip e-postası gerekir; her biri, karşı tarafı kırmadan ama işi de ilerleterek yazılmalı. Sıradaki derste rica etmeyi, hatırlatmayı ve takip etmeyi çalışıyoruz.