İyi bir iş e-postasının iskeleti

Merak sorusu

Serkan toplantıdan çıkar çıkmaz Nijeryalı meslektaşı Chidi'ye bir e-posta yazıyor. Konu satırına "Hello" yazıyor. İlk paragrafta toplantının ne kadar verimli geçtiğini anlatıyor, ikinci paragrafta projenin genel durumunu özetliyor. Asıl söylemek istediği şey, ekte teslimat takviminin olduğu ve Chidi'nin cuma gününe kadar onaylaması gerektiği, üçüncü paragrafın ortasında duruyor.

Yarım saat sonra cevap geliyor: "Thanks, Serkan. Sorry, what exactly do you need from me?" Serkan şaşırıyor; her şeyi yazmıştı. Ama Chidi, telefonundan hızlıca göz atarken ilk iki satırda bir istek görmemiş ve e-postayı bir bilgilendirme sanmıştı. Bir iş e-postasında hangi bilginin nerede durduğu, içeriği kadar önemlidir.

Anlatım

Okur tarar, okumaz

İş e-postası okunmaz, taranır. Alıcı gün içinde onlarca e-posta alır ve çoğunu bir telefon ekranında, birkaç saniyede değerlendirir. Konu satırına ve ilk iki satıra bakar, gerisini gerekirse okur. Bu yüzden iyi bir iş e-postası, en önemli bilgiyi en başa koyar: ne istiyorsun, ne zamana kadar istiyorsun?

E-postanın temel parçalarını, yani konu satırı, hitap, açılış, gövde ve kapanışı Ders EN2.40 tanıtmıştı. Resmî bir şikâyetin nasıl kurulduğunu da Ders EN4.34 gösterdi. Bu derste günlük iş yazışmasına odaklanıyoruz: bir meslektaşa, bir müşteriye ya da bir tedarikçiye yazılan, bir iş gören e-postalara.

Konu satırı bir özet olsun

Konu satırı, e-postanın tek cümlelik özetidir. "Hello", "Question" ya da "Update" gibi boş konu satırları alıcıya hiçbir şey söylemez. İyi bir konu satırı içeriği ve gerekiyorsa beklenen eylemi söyler: "Delivery schedule – please confirm by Friday". Acil bir şey isteniyorsa bunu başa koymak yaygındır: "Action needed: …" ya da "Approval needed: …".

İlk satırlar: amaç ve istek

Hitaptan sonra, bağlamı en fazla bir cümleyle hatırlat, sonra hemen amaca geç. "Following today's meeting, I've attached the updated delivery schedule. Could you please confirm the dates by Friday?" Bu iki cümle, Chidi'nin ihtiyacı olan her şeyi söyler: ne oldu, ne ekte, ne isteniyor, ne zamana kadar.

Ekler için modern iş yazışmasında "I've attached" ya da "Attached is" sıkça kullanılır; "Please find attached" de hâlâ yaygın ama biraz daha resmîdir.

Gövde: kısa paragraflar ve listeler

Ayrıntılar amaçtan sonra gelir. Her paragraf tek bir fikir taşır ve birkaç cümleyi geçmez. Birden çok soru ya da madde varsa onları numaralandırmak, alıcının her birine ayrı cevap vermesini kolaylaştırır: "1. Can the steel arrive on 14 April? 2. Do you need the drawings in advance?" Numaralı sorular, cevap e-postasında hiçbir sorunun unutulmamasını sağlar.

Bir e-posta, bir konu. Birbiriyle ilgisiz iki işi aynı e-postaya koymak, birinin gözden kaçmasına yol açar. İki ayrı iş için iki ayrı e-posta, iki ayrı konu satırı daha etkilidir.

Kapanış: sonraki adım

Kapanıştan hemen önce sonraki adımı ya da kendi yapacağın şeyi belirt: "Once you confirm, I'll place the order with the supplier." Ardından kısa bir kapanış cümlesi ve imza gelir. Bir iş e-postasının imzasında adın yanında unvanın, şirketin ve bir telefon numaran bulunur; alıcı seni gerekirse hızla arayabilir.

Türkçe köprüsü

Pek çok Türkçe iş yazışması, asıl konuya geçmeden önce uzun bir giriş yapar: "Merhaba, umarım iyisinizdir. Geçen haftaki toplantımız için tekrar teşekkür ederim, çok verimli bir görüşmeydi." İstek çoğu zaman bu girişin ardından, e-postanın ortasında ya da sonunda gelir. Bu, Türkçede bir nezaket ve ilişki kurma biçimidir ve Türk alıcı için doğal okunur.

İngilizce iş yazışmasında da nezaket önemlidir, ama okur önce amacı görmek ister. Türkçedeki alışkanlıkla yazılan bir İngilizce e-posta, Serkan'ınki gibi, isteği gömebilir. Çözüm nezaketten vazgeçmek değil, sırayı değiştirmektir: kısa bir selam, hemen amaç, ayrıntılar ondan sonra. Resmî Türkçe yazışmanın kalıpları da birebir çevrilmez. "Bilgilerinize sunarım" ya da "Gereğini rica ederim" gibi ifadelerin İngilizcede doğrudan bir karşılığı yoktur; onların yerine ne istediğini açıkça söyleyen bir cümle kurulur: "Could you please review and approve the attached schedule?"

Gerçek hayattan örnekler

Serkan, Chidi'nin cevabından sonra e-postasını yeniden yazıyor.

Yeni e-postada konu satırı hem içeriği hem son tarihi söylüyor. İlk iki cümle amacı ve isteği veriyor. İki soru numaralı ve ayrı. Kapanıştan önce sonraki adım belli. Chidi on dakika içinde cevap veriyor ve sorulara aynı numaralarla cevap yazıyor: "1. Yes, 14 April works. 2. Yes, please send them by Wednesday."

Sık yapılan hata

Bir diğer sık hata boş konu satırıdır. "Hello" ya da "Question" yazılmış bir konu satırı, alıcının gelen kutusunda kaybolur ve aylar sonra aranırken bulunmaz.

Mini alıştırma

1. İş e-postasında en önemli bilgi neden en başa konur?
2. İyi bir konu satırı neyi söylemelidir?
3. Birden çok soru soruyorsan bunları nasıl yazmak faydalıdır?
4. "Bir e-posta, bir konu" ilkesi ne demektir?
5. "Gereğini rica ederim" ifadesinin yerine İngilizcede ne yapılır?

Cevaplar

1. Çünkü alıcı e-postayı genellikle tarar ve çoğu zaman yalnızca konu satırını ve ilk satırları okur.
2. İçeriği ve gerekiyorsa beklenen eylemi ya da son tarihi.
3. Numaralandırarak; alıcı her birine ayrı cevap verebilir ve hiçbiri unutulmaz.
4. Birbiriyle ilgisiz işleri ayrı e-postalarda, ayrı konu satırlarıyla göndermek demektir.
5. Ne istendiğini açıkça söyleyen bir cümle kurulur: "Could you please review and approve the attached schedule?"

Sesli tekrar görevi

Son olarak kendi iş hayatından gerçek bir istek düşün ve onun için yalnızca bir konu satırı ve iki açılış cümlesi kur. Yüksek sesle oku ve kendine sor: biri yalnızca bu iki satırı okusa, benden ne istendiğini anlar mı?

Özet kartı

1. İş e-postası taranır; en önemli bilgi, yani istek ve son tarih, en başta olmalı.
2. Konu satırı bir özettir; içeriği ve beklenen eylemi söyler.
3. Kısa bir selamdan sonra ilk iki cümle amacı ve isteği verir.
4. Gövdede kısa paragraflar kullan; birden çok soruyu numaralandır.
5. Bir e-posta, bir konu; kapanıştan önce sonraki adımı belirt.
6. Türkçedeki uzun giriş ve "Gereğini rica ederim" gibi kalıplar çevrilmez; isteği açıkça ve önce söyle.

Sonraki derse köprü

Serkan'ın yeni e-postası iskelet olarak doğruydu. Ama aynı iskelet, alıcıya göre farklı bir tonla yazılmalı: yakın bir meslektaşa "Hi Chidi" ve "Thanks" yeterliyken, ilk kez yazdığın bir müşteriye ya da üst düzey bir yöneticiye bu ton fazla rahat kaçabilir. Tersine, fazla resmî bir dil de soğuk ve mesafeli duyulabilir. Sıradaki derste e-postada tonu, yani çok resmî ile çok samimi arasında doğru yeri bulmayı çalışıyoruz.