Soru-cevap bölümünü yönetmek

Merak sorusu

Buse'nin kurul sunumu bitiyor ve "Any questions?" diye soruyor. Kısa bir sessizlik oluyor. Sonra finans direktörü sert bir tonla soruyor: "Four more weeks means more cost. Why should we pay for your team's mistakes?" Buse bir an savunmaya geçiyor ve uzun bir açıklamaya başlıyor: testlerin geçmişi, ekibin yoğunluğu, tedarikçinin gecikmesi. İki dakika sonra direktör araya giriyor: "So, how much will it cost?" Buse rakamı bilmiyor ve "I think maybe around fifty thousand" diyor; sonra bunun yanlış olduğu ortaya çıkıyor.

Sunumun kendisi iyiydi. Ama soru-cevap bölümünde Buse hem zor bir soruya savunmayla cevap verdi hem de bilmediği bir rakamı tahmin etti. Soru-cevap, bir sunumun en az hazırlanan ama en çok iz bırakan bölümüdür.

Anlatım

Soruya kapı açmak

Soruları davet etmenin temel kalıplarını ve iyi bir sorudan sonra teşekkür etmeyi Ders EN4.32 göstermişti. Bu derste daha zor durumlara odaklanıyoruz. Önce küçük ama etkili bir ayrıntı: "Any questions?" sorusu çoğu zaman bir sessizlik doğurur, çünkü evet ya da hayır diye cevaplanabilir. "What questions do you have?" sorusu ise soruların olduğunu varsayar ve dinleyiciyi konuşmaya daha çok cesaretlendirir.

Önce dinle, sonra cevapla

Bir soruyu sonuna kadar dinlemek ve cevaba başlamadan önce kısa bir an düşünmek, sakin ve kontrollü bir izlenim bırakır. Kalabalık bir salonda ya da çevrimiçi bir toplantıda soruyu kısaca yeniden söylemek herkesin duymasını sağlar: "The question is whether the delay will increase our costs." Bu yeniden ifade sana da birkaç saniye düşünme süresi kazandırır.

Kısa cevap önce

Bir soruya cevap verirken önce kısa cevabı ver, sonra gerekçeyi ekle. Finans direktörünün "How much will it cost?" sorusuna doğru cevap bir sayıdır; açıklama ondan sonra gelir. Cevabın sonunda karşı tarafın tatmin olup olmadığını sormak da iyi bir alışkanlıktır: "Does that answer your question?"

Zor ya da eleştirel sorular

Eleştirel bir soru kişisel bir saldırı gibi gelebilir; ama savunmaya geçmek çoğu zaman durumu kötüleştirir. Önce soruyu soranın kaygısını kabul et, sonra konuya dön: "I understand the concern about cost. Here's why we think it's worth it." Bu cümle soruyu reddetmez; onu meşru bir soru olarak karşılar ve cevabını bir gerekçeye bağlar.

Bir sorunun içinde bir eleştiri varsa ve eleştiri haklıysa, bunu kabul etmek güç gösterir: "You're right that we should have caught this earlier. What we've changed is…" Haklı bir eleştiriyi kabul edip çözüme geçmek, inkâr etmekten çok daha fazla güven kazandırır.

Bilmediğin bir cevap

Bir sorunun cevabını bilmediğinde tahmin etmek, en riskli seçenektir. Yanlış bir rakam, sunumun bütününün güvenilirliğini zedeler. Bunun yerine bilmediğini söyle ve somut bir söz ver: "I'd rather not guess. I'll check the exact figure and send it to you by Friday." Bu cümle dürüsttür, profesyoneldir ve bir son tarih içerir.

Konu dışı ya da çok ayrıntılı sorular

Bazı sorular sunumun kapsamının dışındadır ya da yalnızca soruyu soran kişiyi ilgilendiren bir ayrıntıya iner. Bunları kibarca erteleyebilirsin: "That's a bit outside today's topic. Could we talk about it after the meeting?" Ya da kısaca: "Let's take that offline." Bu kalıplar soruyu reddetmez, yalnızca daha uygun bir zamana taşır.

Zamanı ve kapanışı yönetmek

Süre azaldığında bunu açıkça söylersin: "We have time for one more question." Soru-cevap bittikten sonra sunumu ana mesajla kapatmak, son izlenimi bir sorunun değil, önerinin bırakmasını sağlar: "So, to come back to our recommendation…"

Türkçe köprüsü

Türkçe sunumların sonundaki "Sorusu olan var mı?" sorusu da çoğu zaman bir sessizliğe yol açar; dinleyici ilk soruyu soran olmaktan çekinir. Bazen de soru yerine uzun bir yorum gelir ve konuşan kişi bunu "Soru değil de bir katkı…" diye başlatır. İngilizcede bunun tam bir karşılığı vardır: "This is more of a comment than a question." Böyle bir yorumla karşılaştığında kısa bir teşekkür ve bir bağlantı cümlesi yeterlidir.

Bilmediğini söylemek konusunda ise Türk iş kültüründe bir çekince vardır: "Bilmiyorum" demek, özellikle üst yönetim karşısında, yetersizlik gibi algılanabilir ve tahmin etmek daha güvenli görünür. Buse'nin yaptığı da buydu. İngilizce iş ortamında ise "I'd rather not guess, I'll check and get back to you" cümlesi saygı görür. Asıl risk, sonradan yanlış çıkan bir tahmindir.

Gerçek hayattan örnekler

Bir sonraki çeyrek toplantısında Buse aynı finans direktörünün sorularını bu kez farklı karşılıyor.

Buse eleştirel soruyu savunmaya geçmeden karşılıyor, kısa cevabı önce veriyor ve bilmediği rakamı tahmin etmek yerine bir söz veriyor. Cuma günü rakamı gönderdiğinde direktörün cevabı kısa: "Thanks, that's clear." Soru-cevap bölümü, sunumun güvenilirliğini zayıflatmak yerine güçlendiriyor.

Sık yapılan hata

Eleştirel bir soruya uzun bir savunmayla cevap vermek de sık görülür. Savunma, soruyu soranı ikna etmez; kaygısını kabul eden kısa bir giriş ve ardından gelen net bir gerekçe ise çoğu zaman eder.

Mini alıştırma

1. "Any questions?" yerine neden "What questions do you have?" demek daha etkilidir?
2. Bir soruyu yeniden ifade etmenin iki faydası nedir?
3. Eleştirel bir soruya nasıl bir girişle cevap verilir?
4. Bilmediğin bir rakam sorulursa ne söylersin?
5. Konu dışı bir soruyu nasıl ertelersin?

Cevaplar

1. Çünkü soruların olduğunu varsayar ve dinleyiciyi konuşmaya daha çok cesaretlendirir.
2. Herkesin soruyu duymasını sağlar ve sana düşünmek için birkaç saniye kazandırır.
3. Kaygıyı kabul eden bir girişle: "I understand the concern about cost."
4. "I'd rather not guess. I'll check the exact figure and send it to you by Friday."
5. "That's a bit outside today's topic. Could we talk about it after the meeting?" ya da "Let's take that offline."

Sesli tekrar görevi

Son olarak bir arkadaşından sana sunduğun herhangi bir konu hakkında sert bir soru sormasını iste ve cevabını bu derste öğrendiğin sırayla kur: kaygıyı kabul et, kısa cevabı ver, gerekçeyi ekle.

Özet kartı

1. "Any questions?" yerine "What questions do you have?" de; soruyu sonuna kadar dinle.
2. Soruyu herkes için yeniden ifade et: "The question is whether…"
3. Önce kısa cevap, sonra gerekçe; en sonda "Does that answer your question?"
4. Eleştirel soruda savunmaya geçme; kaygıyı kabul et: "I understand the concern about…"
5. Bilmiyorsan tahmin etme: "I'd rather not guess. I'll check and get back to you by…"
6. Konu dışı soruyu ertele, zamanı yönet ve sunumu ana mesajla kapat.

Sonraki derse köprü

Sunum bölümü burada bitiyor. Finans direktörünün sorusunun arkasında bir pazarlık vardı: maliyeti kim üstlenecek? İş hayatında pek çok konuşma eninde sonunda bir pazarlığa dönüşür: fiyat, süre, kapsam, koşullar. Müzakere, kendine özgü bir dil gerektirir: bir teklifi nasıl sunarsın, karşı teklife nasıl cevap verirsin? Sıradaki derste müzakere bölümünü açıyor, teklif ve karşı teklif yapmayı çalışıyoruz.