Çift taraflı kayıt

Açılış

Diyarbakır'daki derneğin ofisine haftada bir gelen serbest muhasebeci, Gülsüm'e imzalaması için bir kâğıt uzatıyor. Kâğıdın üstünde "Yevmiye fişi" yazıyor ve altında iki satır var. Birinci satırda "Demirbaşlar, 120.000" sol sütunda; ikinci satırda "Bankalar, 120.000" sağ sütunda. Bir hafta önce dernek, öğretmen eğitimi projesi için altı dizüstü bilgisayar almış ve parasını banka hesabından ödemişti.

Gülsüm imzalamadan önce duraksıyor. Bankadan 120.000 lira çıktı; derneğin parası azaldı. Ama kâğıtta bir eksi işareti yok, iki satır da aynı tutarı gösteriyor ve biri solda, öteki sağda duruyor. "Bu kayıt derneğin 120.000 lira kaybettiğini mi söylüyor, yoksa hiçbir şey olmadığını mı?" diye soruyor. Muhasebeci gülümsüyor: "İkisi de değil. Dernek parasını bilgisayara çevirdi." Gülsüm bu cevabı anlamak istiyor, çünkü proje bağışçısına harcamanın nasıl kaydedildiğini açıklamak zorunda.

Tek fikir

Her işlemin iki yüzü vardır: bir şey bir yerden gelir, bir yere gider. Çift taraflı kayıt bu iki yüzü aynı tutarla yazar; bu yüzden bir işletmenin varlıkları ile bu varlıkların kaynakları her an birbirine eşit kalır.

Kavram

Muhasebenin bütün kayıtları tek bir eşitliğin korunmasına dayanır. Bu eşitlik, bir işletmenin elindeki her şeyin bir kaynağı olduğunu söyler.

Denklemin iki tarafını bir kumbaraya benzetebiliriz. Sol tarafta kumbaranın içindekiler durur: para, mal, makine, müşterilerden alınacaklar. Sağ tarafta bunların nereden geldiği yazar: ya başkasından borç alınmıştır ya da sahibinin kendi koyduğu ve işletmenin biriktirdiği paradır. Kumbaraya ne girerse girsin, nereden geldiği de yazılır; bu yüzden iki taraf hiç ayrılmaz.

Her işlem bu eşitliği iki yerden birden değiştirir ya da sol tarafın içinde bir şeyi başka bir şeye çevirir. Gülsüm'ün derneğinin bilgisayar alımı ikinci türdendir: banka hesabındaki para azaldı, demirbaşlar arttı. Sol tarafın içinde bir kalem ötekine dönüştü; toplam değişmedi. Derneğin bu işlemden önce bankada 500.000 lirası olduğunu ve başka bir varlığı ya da borcu olmadığını varsayalım:

Dernek 120.000 lira kaybetmedi; parasının bir kısmını, beş yıl kullanılacak bir eşyaya çevirdi. Kayıp ancak bilgisayarlar kullanılıp eskidikçe, yıllara yayılarak ortaya çıkar; bu yayma işi Ders 4.3'te ele alınacak.

Kaydın kendisi de bu iki yüzü yazar.

Muhasebede sol sütuna borç, sağ sütuna alacak denir. Bu kelimeler gündelik anlamlarıyla karıştırılmamalı: yalnız hangi taraf olduğunu gösterirler. Varlıklar sol tarafta artar, sağ tarafta azalır; borçlar ve özkaynak ise tersine, sağ tarafta artar. Bu kuralın ayrıntısını ve kayıtların dönem sonunda mizanla nasıl denetlendiğini Ekonomi Akademisi işler. Bir kaydı okumak için yeten kural ise çok daha basit: her kayıtta bir yerden bir şey gelir, bir yere gider ve iki tarafın tutarı eşittir.

İşlemler dört biçimde olur ve bir kaydı okurken hangisi olduğunu tanımak, onu anlamanın yarısıdır. Birincisi, bir varlık başka bir varlığa döner: bilgisayar almak, alacağı tahsil etmek. İkincisi, bir varlık ile bir borç birlikte artar: vadeli mal almak, kredi çekmek. Üçüncüsü, bir varlık ile bir borç birlikte azalır: borcu ödemek. Dördüncüsü, işletmenin kendi kaynağı değişir: kâr etmek, zarar etmek, ortağın sermaye koyması ya da kâr payı alması.

Ders 0.3'te gördüğümüz ayrım burada da işler: işlemlerin çoğu nakdi değiştirir ama kârı değiştirmez. Bilgisayar almak nakdi azaltır, kârı azaltmaz. Kredi çekmek nakdi artırır, kârı artırmaz. Kârı yalnız dördüncü türdeki işlemler, yani gelir ve gider kayıtları değiştirir.

Dört türü bir ay içinde art arda görmek, denklemin nasıl korunduğunu somutlaştırır. Gülsüm'ün derneği bilgisayarları aldıktan sonraki hafta üç işlem daha yapıyor. Bir bağışçıdan 200.000 lira bağış geliyor: banka artıyor, derneğin kendi kaynağı da gelir olarak aynı tutarda artıyor. Ofisin aylık kirası 30.000 lira ödeniyor: banka azalıyor, gider olarak derneğin kendi kaynağı da azalıyor. Bir kırtasiyeciden 50.000 liralık eğitim malzemesi otuz gün vadeyle alınıyor: stok artıyor, kırtasiyeciye borç da aynı tutarda artıyor. Ay sonunda iki taraf yeniden toplanıyor:

Dört işlemin her biri iki yere yazıldığı için ay sonunda iki taraf yine eşit. Bu eşitlik, kayıtların aritmetik olarak doğru tutulduğunun ilk işaretidir; kayıtların anlamca doğru olup olmadığı ise ayrı bir sorudur.

Çift taraflı kaydın en büyük gücü, kendi kendini denetlemesidir. Her kayıtta iki tarafın toplamı eşit olduğu için, bütün kayıtların toplamında da eşit olmalıdır. Bir tutar yanlış yazılırsa ya da bir taraf unutulursa toplamlar tutmaz ve hata görünür olur. Ama bu denetimin bir sınırı var: tutar doğru ama hesap yanlışsa, örneğin bilgisayar alımı demirbaş yerine kira gideri olarak yazılırsa, iki taraf yine eşit kalır ve hata görünmez. Çift kayıt aritmetik hataları yakalar, yorum hatalarını ise yakalayamaz.

Vakalarda

Elif için bu kaydın anlamı açık: bölümün elinde daha fazla sac var, ama fabrikanın tedarikçisine üç ay içinde ödemesi gereken bir borcu da var. Stok satırının artması bir zenginleşme değil; aynı tutarda bir yükümlülükle birlikte gelmiş bir varlık. Üç ay sonra borç ödendiğinde, bankadan para çıkacak ve satıcılara borç kapanacak; o kayıt da iki tarafı birlikte küçültecek. Elif bu yüzden ay sonu raporunda stok satırının yanında, vadesi gelecek tedarikçi borcunu da görmek istiyor.

Gülsüm'ün kaydında bir varlık başka bir varlığa dönüştü; Elif'in kaydında bir varlık ile bir borç birlikte büyüdü. İki kayıtta da denklem korundu, ama ikisinin hikâyesi çok farklıydı: birinde dernek hiçbir şey borçlanmadan parasını bir eşyaya çevirdi, ötekinde fabrika henüz parasını ödemediği bir malı deposuna koydu ve üç ay sonra ödeyeceği bir borç yüklendi.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Çift kayıt sayfası: dört işlem, her biri için iki satır, işlem türü ve kârı mı nakdi mi değiştirdiği.

Özet

1. Muhasebe denklemine göre bir işletmenin varlıkları, borçları ile özkaynağının toplamına her zaman eşittir.
2. Her işlem en az iki hesaba eşit tutarla yazılır; bir şey bir yerden gelir, bir yere gider.
3. İşlemler dört biçimde olur: varlıktan varlığa dönüşüm, varlık ve borcun birlikte artışı ya da azalışı ve özkaynağın değişimi; kârı yalnız sonuncusu değiştirir.
4. Çift kayıt aritmetik hataları yakalar, yanlış hesaba yazılmış doğru tutarları yakalayamaz.

Kendini sına

1. Gülsüm'ün derneği bankadan 120.000 lira ödeyerek bilgisayar aldı. Derneğin varlıklarının toplamı nasıl değişti?
2. Elif'in bölümünde stok bir ayda 800.000 lira arttı ama bütçeden para çıkmadı. Bu nasıl mümkün oldu ve karşı tarafta ne değişti?
3. Bilgisayar alımı yanlışlıkla kira gideri olarak kaydedilse, çift kayıt bu hatayı neden yakalayamaz?

Yanıtlar

1. Değişmedi. Banka hesabı 120.000 lira azaldı, demirbaşlar aynı tutarda arttı; para bir varlıktan başka bir varlığa dönüştü. Denklemin iki tarafı 500.000 lirada eşit kaldı. Bilgisayarların maliyeti, kullanıldıkça yıllara yayılarak gider olur.
2. Sac doksan gün vadeyle alındı. Stoklar sol tarafta 800.000 lira artarken, satıcılara borç sağ tarafta aynı tutarda arttı. Fabrikanın elinde daha çok sac var ama üç ay içinde ödenecek bir borcu da var.
3. Çünkü iki taraf yine eşit tutarla yazılmıştır; toplamlar tutar. Çift kayıt yalnız tutarların eşitliğini denetler, hangi hesabın doğru olduğunu denetlemez. Bu tür hatalar yorumla ve denetimle bulunur.

Sonraki derse köprü

Elif'in sac alımında fabrika henüz para ödemediği hâlde kayıt yapıldı; borç, ödeme günü değil alım günü yazıldı. Bu tercih muhasebenin en önemli ilkelerinden birine dayanır: işlemler paranın el değiştirdiği anda değil, gerçekleştiği anda kaydedilir. Sonraki ders tahakkuk ve nakit esasını, yani bir satışın ve bir giderin ne zaman yazıldığını paranın ne zaman ödendiğinden ayırmayı işliyor.