Kapsam kayması

Sahadan bir an

Cuma öğleden sonra, satın alma ofisi. Ilgın cuma yazısını hazırlarken Gülşen, Serkan Bey'den gelen üçüncü teklif revizyonunu masaya koyuyor.

Gülşen: Bu hafta teklife dört kalem eklenmiş. Ölçüm için yeni bir nokta, ikinci bir uyarı lambası, kabinin yanına ara stok rafı, askıya ikinci bir ayar konumu.

Ilgın: Her biri küçük. Hiçbiri kalem bazında yüzde onu geçmiyor.

Gülşen: Tek tek geçmiyor. Topla bakalım.

Ilgın: Toplam bütçenin yüzde altısı. Bir de montaja üç gün ekliyor.

Gülşen: Kim onayladı bunları?

Ilgın: Hiçbirini ben onaylamadım. Herkes Serkan Bey'le doğrudan konuşmuş; o da teklife eklemiş.

Dört eklemenin hiçbiri kötü bir fikir değil. Selma'nın ölçüm noktası G1'in sınamasını güçlendiriyor, Derya Hanım'ın lambası bir güvenlik kaygısından doğuyor, Kenan Bey'in rafı malzeme akışını kolaylaştırıyor, Sibel'in ayar konumu G2'yi iyileştiriyor. Ama dördü birlikte, kimsenin karar vermediği bir haftada, projeye yüzde altılık bir maliyet ve üç günlük bir gecikme ekledi. Bunların hiçbiri bir değişiklik talebi olarak gelmedi; hepsi bir sohbetin içinde, bir telefonda, bir "bunu da koysak?" cümlesinde doğdu.

Kavram

8.3'te kapsam beyanını yazarken PMI'ın kapsam kayması tanımına değinmiştik. Şimdi bu kaymanın nasıl biriktiğine ve nasıl erken fark edileceğine bakıyoruz.

Kapsam kayması nadiren tek bir büyük istekle gelir. Büyük bir istek dikkat çeker; sponsora gider, tartışılır, ya kabul ya da reddedilir. Kayma ise küçük eklemelerle gelir ve her biri iki nedenle kolayca geçer. Birincisi, tek başına makuldür: bir ölçüm noktası, bir lamba, bir raf. İkincisi, tek başına hiçbir eşiği aşmaz: Ilgın'ın beratındaki yüzde on toleransı, her biri için ayrı ayrı bakıldığında aşılmıyor. Kaymayı tehlikeli kılan, toleransların tek tek değil, toplam olarak hesaplanması gerektiğinin unutulmasıdır.

Kaymanın ikinci kaynağı, kanalın kendisidir. Dört ekleme de Serkan Bey'e doğrudan gitti; hiçbiri Ilgın'dan geçmedi. Tedarikçi için bu doğal bir durumdur: müşterisinden gelen bir isteği teklife ekler. Ama proje yöneticisinin görmediği bir kanaldan gelen her istek, projenin kapsamını onun bilgisi dışında değiştirir. Paydaşların tedarikçiyle konuşması yasaklanamaz ve yasaklanmamalıdır; ama tedarikçiye giden bir isteğin kapsama girmesinin tek yolu, proje yöneticisinden geçmek olmalıdır.

Kaymayı erken fark etmenin en basit aracı, küçük büyük demeden bütün değişiklikleri tek bir yerde toplamaktır.

Ilgın'ın kaydı dört satırla başlıyor ve her satırın yanında bir karar sütunu var. Derya Hanım'ın uyarı lambası bir güvenlik gereksinimi; reddedilemez, ama 8.2'deki gibi bağlayıcı bir gereksinim olarak listeye girmeli ve maliyeti onaylanmalı. Selma'nın ölçüm noktası G1'in sınamasını doğrudan güçlendiriyor; maliyeti küçük, gerekçesi güçlü. Sibel'in ikinci ayar konumu G2'nin bir iyileştirmesi; ilk ayar konumu zaten gereksinimi karşılıyorsa, ikincisi bir ihtiyaç değil bir tercih. Kenan Bey'in ara stok rafı ise kabinin değil malzeme akışının bir parçası; 8.3'teki ölçütle bakıldığında, kabinin dışında duruyor ve kapsam dışına yakın.

Bu ayrım, kaydın ikinci değerini gösteriyor: bir değişikliğin kabul edilip edilmeyeceği, onu kimin istediğine değil, kapsam beyanına ve gereksinim matrisine göre karar verilir. Bir güvenlik gereksinimi kabul edilir ve bütçesi ayarlanır; bir iyileştirme, maliyetiyle birlikte sponsora sorulur; kapsam dışına yakın bir istek ise ayrı bir iş olarak yönlendirilir. Kayma tam da bu ayrımın yapılmadığı yerde başlar: her istek aynı sessiz kanaldan geçer ve hepsi aynı muameleyi görür.

Kaymanın bir de dürüst yüzü var: her kapsam değişikliği kayma değildir. Projeler ilerledikçe öğrenir ve bazı değişiklikler gerçekten gereklidir; Derya Hanım'ın lambası bunun örneği. Fark, değişikliğin bir karar olarak, bütçe ve takvim ayarıyla birlikte alınıp alınmadığındadır. Kabul edilmiş ve bütçesi ayarlanmış bir değişiklik kayma değildir; kimsenin fark etmeden biriken bir değişiklik kaymadır. Değişikliklerin resmî bir süreçle karara bağlanması 16.2'nin konusu.

Kayma fabrikanın dışında da aynı biçimde birikir. Bir aile banyosunu yeniletiyor; usta her gün küçük bir öneri getiriyor: "Madem duvar açıldı, şu boruyu da değiştirelim", "Bu fayansın bir üst modeli var, fark çok değil", "Aynanın arkasına bir dolap koyalım". Her biri birkaç yüz lira, her biri mantıklı. İşin sonunda fatura başlangıçtaki teklifin yarısı kadar artmış, iş iki hafta uzamıştır. Aile hiçbir büyük karar vermemiştir; yalnızca birçok küçük "olur" demiştir.

Perde arkası

Kapsam kaymasının tanımı PMI'ın sözlüğünden; kaymanın proje başarısıyla ilişkisine dair bir bulgu ise inşaat sektöründe yapılmış bir anket çalışmasından okundu.

Bu ayrım önemli: kaymanın başarısız projelerde daha sık görüldüğü, kaymanın başarısızlığın nedeni olduğu anlamına gelmez. Zaten zorlanan bir projede kapsam daha kolay kayıyor da olabilir. Ama hangi yönde olursa olsun, kaymanın görünür kılınması, proje yöneticisinin elindeki en ucuz önlemdir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Cuma akşamı Ilgın, Gülşen'le konuştuktan sonra cuma yazısına bir bölüm ekliyor.

Zayıf sürüm

Teklif revizyonu: Bazı küçük eklemeler yapıldı.

Bütçe: Kalem bazında tolerans içinde.

Not: Takip ediliyor.

Güçlü sürüm

Değişiklik kaydı, bu hafta dört satır, toplam bütçenin yüzde altısı ve montaja üç gün:

İkinci uyarı lambası, Derya Hanım: Güvenlik gereksinimi; kabul, gereksinim listesine bağlayıcı satır olarak girecek. Maliyet onayı Recep Bey'den.

İkinci ölçüm noktası, Selma: G1'in sınamasını güçlendiriyor; kabul önerisi, maliyet küçük.

Askı için ikinci ayar konumu, Sibel: G2'nin iyileştirmesi; ilk konum gereksinimi karşılıyor. Karar Recep Bey'e, maliyetiyle birlikte.

Ara stok rafı, Kenan Bey: Malzeme akışının parçası, kabinin dışında; kabin projesinin kapsamına alınmıyor, ayrı bir iş olarak öneriliyor.

Kanal: Bundan sonra tedarikçiye giden her ek istek Ilgın'dan geçecek; Serkan Bey'e bu bugün yazılı bildirildi.

İlk sürüm kaymanın kendisini saklıyor. "Bazı küçük eklemeler" ne olduklarını, kimin istediğini ve toplamlarını söylemiyor; "kalem bazında tolerans içinde" ise toplamın yüzde altıya çıktığını gizleyen, teknik olarak doğru bir cümle. "Takip ediliyor" hiçbir kararı kimseye bırakmıyor. Güçlü sürüm önce toplamı söylüyor: dört satır, yüzde altı, üç gün. Sonra her satırı kendi niteliğine göre ayırıyor: güvenlik gereksinimi kabul ediliyor, iyileştirme sponsora soruluyor, kapsam dışına yakın istek yönlendiriliyor. Bu ayrım, kararları kimin istediğine değil, kapsam beyanına ve gereksinimlere göre veriyor. Son satır ise kaymanın kaynağını kapatıyor: sessiz kanalı. Paydaşlar tedarikçiyle konuşmaya devam edebilir, ama bir isteğin kapsama girmesinin yolu artık tek.

Bağlam notu

Kapsam kayması çoğu zaman iyi niyetin bir yan ürünüdür. Paydaşlar projeyi iyileştirmek ister, tedarikçi müşterisini memnun etmek ister ve her ekleme tek başına bir iyilik gibi görünür. Bu yüzden kaymayı durdurmak bir proje yöneticisine kendini zor durumda hissettirir: kimse kötü bir şey istemiyor, neden hayır diyeyim? Değişiklik kaydı bu duyguyu bir karar sürecine çevirir: hayır demek zorunda değilsiniz, yalnızca her isteğin bir maliyeti ve bir karar vereni olduğunu görünür kılarsınız.

Neyle bileceğiz, sorusu kaymayı fark etmenin de anahtarıdır. Kayma, ancak ölçülen bir şeyle karşılaştırıldığında görünür: kapsam beyanı, İKY, temel bütçe ve takvim. Bu dördü olmadan, her ekleme projenin "doğal büyümesi" gibi görünür ve kaymayı fark etmenin hiçbir yolu yoktur. Kabin projesinde bu karşılaştırmayı Gülşen yaptı, teklif revizyonunu önceki teklifle yan yana koyarak. Bir projede bu karşılaştırmayı düzenli olarak yapan biri yoksa, kayma ancak fatura geldiğinde fark edilir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, tek başına küçük olduğu için hiç kimseye sorulmadan kabul edilen bir ekleme var mı?

Kapanış

1. Kapsam kayması, bütçe ve takvim yerinde dururken kapsamın kendiliğinden büyümesidir; büyük isteklerle değil, tek başına makul ve küçük eklemelerin birikmesiyle gelir.
2. Toleranslar tek tek değil, toplam olarak hesaplanmalıdır; değişiklik kaydı bütün değişiklikleri, küçük büyük demeden, toplamlarıyla birlikte görünür kılar.
3. Her değişiklik kayma değildir; değişikliği kaymadan ayıran, onun kapsam beyanına göre bir karar olarak alınması ve bütçe ile takvimin buna göre ayarlanmasıdır.

Beş soru

1. Dört eklemenin her biri toleransın içindeyken neden bir sorun var?
2. Kaymanın bu haftaki kanalı neydi ve neden tehlikeliydi?
3. Kenan Bey'in ara stok rafı neden kabin projesinin kapsamına alınmıyor?
4. Bir okulun bahçe düzenlemesinde veliler her toplantıda küçük bir öneri getiriyor: bir bank, bir çiçek kutusu, bir gölgelik. Okul aile birliği kaymayı nasıl fark eder ve yönetir?
5. Ahmed ve Jawad'ın bulgusu neden "kapsam kayması projeleri başarısız yapar" diye okunmamalı?

Yanıtlar

1. Çünkü toleranslar toplam olarak işler. Dört eklemenin her biri kalem bazında yüzde onun altındaydı, ama birlikte bütçenin yüzde altısını ve montajın üç gününü aldılar. Tek tek değerlendirildiğinde hiçbiri sponsora gitmeyecekti; toplam ise bir karar gerektiriyor. Kaymanın en sık girdiği kapı, değişikliklerin ayrı ayrı değerlendirilmesidir.
2. Kanal, paydaşların doğrudan tedarikçiyle konuşmasıydı. Selma, Derya Hanım, Kenan Bey ve Sibel isteklerini Serkan Bey'e ilettiler; o da teklife ekledi. Tehlikeli, çünkü proje yöneticisinin görmediği bir kanaldan gelen her istek, kapsamı onun bilgisi dışında değiştirir. Gülşen teklif revizyonunu karşılaştırmasaydı, kayma ancak fatura geldiğinde fark edilecekti.
3. Çünkü kabinin değil, malzeme akışının bir parçası; 8.3'teki ölçütle, teslim edilecek ürünün kenarının dışında duruyor. Kötü bir fikir değil, ama kabin projesinin bütçesine yazılması, o bütçeyi başka bir işin yükü altına sokar. Ayrı bir iş olarak önerilmesi, hem isteği kaybetmez hem de kabin projesini korur. Akla ilk gelen "nasılsa kabinin yanında, birlikte yapalım" düşüncesi, yakınlığın kapsamı belirlemediğini unutuyor.
4. Örneğin her öneriyi bir değişiklik kaydına yazar: ne, kim istedi, ne kadara, ne kadar sürede. Her toplantıda kaydın toplamını başlangıçtaki bütçeyle karşılaştırır. Önerileri gruplar: gölgelik çocukların yaz aylarında güneşten korunması için gerekliyse kabul edilir ve bütçe ayarlanır; bank ve çiçek kutusu birer iyileştirmedir ve toplam bütçeye göre karar verilir. Önerilerin tek bir kanaldan, örneğin birliğin bir temsilcisinden, geçmesini de ister.
5. Çünkü çalışma tek bir ülkede, tek bir sektörde yapılmış kesitsel bir öz bildirim anketidir ve bir ilişkiyi gösterir, bir nedenselliği değil. Zaten zorlanan projelerde kapsam daha kolay kayıyor da olabilir; ya da başarısız projelerin yöneticileri kaymayı daha çok hatırlıyor da olabilir. Bulgu kaymanın önemsenmesi için bir gerekçe sunar, ama onun başarısızlığın nedeni olduğunu kanıtlamaz.

Sonraki derse köprü

Sibel'in ikinci ayar konumu bir ihtiyaçtan değil, bir tercihten doğmuştu; ama Serkan Bey'in ekibi kendi teklifine kimsenin istemediği bir şey de eklemişti: kabinin dış yüzeyine paslanmaz çelik kaplama. 8.8, istenmeyen ekstranın, yani altın kaplamanın neden zararlı olduğunu ele alıyor.