Takım sözleşmesi

Açılış sahnesi

Pazartesi toplantısı yine on dakika geç başladı. Gece vardiyasından çıkan iki şef üstlerini değiştirip gelene kadar öbürleri bekledi; beklerken üç kişi telefonuna gömüldü. Toplantının ortasında sevkiyat tarafından bir şef, gelen iade grubundan bir şefin sözünü kesti; kesilen şef cümlesini bitirmeden sustu ve toplantının geri kalanında bir şey söylemedi.

Toplantıdan sonra operasyon sorumlusunun masasına iki ayrı şikâyet geldi. Biri, gece vardiyasının devir notlarının bazen yazılıp bazen yazılmadığından yakınıyordu; sabah gelen şef, gece ne olduğunu ancak forklift operatörlerine sorarak öğreniyordu. Öbürü, mesai sonrasında gelen mesajlara cevap vermediği için bir arkadaşının ona kırıldığını anlatıyordu.

Sorumlu iki şikâyeti yan yana koydu. İkisinde de kimse bir kuralı çiğnememişti; çünkü ortada bir kural yoktu. On dört şef, birbirinden ne beklediklerini hiç konuşmamış, herkes kendi alışkanlığını takımın doğal düzeni sanmıştı.

Bu derste ne olacak

Bir önceki derste kararların kimde ve hangi sınır içinde olduğu yazıya dökülmüştü. Bu ders, takım üyelerinin gündelik işbirliğine dair daha geniş bir anlaşmaya bakıyor: toplantıların nasıl yürüyeceği, bilginin nasıl paylaşılacağı, devirlerin nasıl yapılacağı, birbirine nasıl ulaşılacağı ve anlaşmazlıkların nasıl konuşulacağı.

Bu anlaşmanın yazılı biçimi, takım sözleşmesi ya da takım tüzüğü olarak biliniyor. Ders üç soruyu ele alıyor. Böyle bir sözleşme takımın performansına bir şey katıyor mu? Sözleşme ne zaman ve nasıl yazılmalı? Ve sözleşme bir kez yazıldıktan sonra takımın gerçek davranışına nasıl bağlanmalı?

Bir sonraki ders, takımda kimsenin yazmadığı ama herkesin uyduğu davranış kalıplarına, yani normlara bakacak. Bu ders yazılı anlaşmayla, onun kurulmasıyla ve kullanılmasıyla sınırlı.

Deponun hikâyesi kurgu. Mathieu ile Rapp'ın, Ericksen ile Dyer'ın ve Gersick'in çalışmaları gerçek; hakemli dergilerde yer aldı: biri uygulamalı psikolojide, ikisi yönetim alanında.

Sıfır noktası — bir takımın kendi kuralları

Her takımın bir çalışma biçimi var; ama bu biçimin çoğu hiç konuşulmadan oluşuyor. Biri bir gün toplantıya geç geliyor ve kimse bir şey söylemiyor; bir başkası devir notunu kısa yazıyor ve bu kısa not standart oluyor. Zamanla bu tek tek davranışlar takımın düzenine dönüşüyor; ama kimse bu düzeni seçmemiş oluyor.

Takım sözleşmesi bir iş sözleşmesi değil; yasal bir bağlayıcılığı yok ve bir yönetmelik gibi yukarıdan dayatılmıyor. Gücünü, üyelerin onu birlikte yazmış olmasından ve aynı belgeye bakarak birbirine hatırlatma yapabilmesinden alıyor.

Seride önceki derslerde işlenen ortak amaç, rol netliği, sorumluluk matrisi ve karar hakları, bir takım sözleşmesinin yapı taşları olarak düşünülebilir. Sözleşme bunları tek bir yerde toplayıp onlara bir şey daha ekliyor: üyelerin gündelik olarak birbirine nasıl davranacağı.

Mekanizma — ekip işinin temelini atmak

Bir takım sözleşmesi yazmak zaman alıyor. Bu zamanın işe yarayıp yaramadığı, takımların performansının zaman içinde nasıl değiştiğine bakan bir çalışmayla sınandı.

Bu bulgu önemli bir ayrıma işaret ediyor. Takım sözleşmesi, iş stratejisinin yerine geçmiyor; tek başına bir takımı iyi yapmıyor. Ama iyi bir iş planına sahip bir takımın, o planı birlikte uygularken birbirine takılmasını azaltarak planın etkisini sürdürmesine yardım edebiliyor.

Mekanizma — başlangıç sonraki yolu belirliyor

Bir takımın ilk günlerinde yaptıkları, sonraki aylarda nasıl çalışacağını büyük ölçüde belirleyebiliyor. Bu düşünce, aynı şirketlerde birbirine benzer işler yapan ama çok farklı sonuçlar alan takımların karşılaştırılmasıyla incelendi.

Mekanizma — yolun ortası da bir başlangıç

Takım sözleşmesinin yalnız yeni kurulan takımlar için olduğu düşünülebilir. Ama mevcut takımlar da zaman zaman yeni bir başlangıç noktasına geliyor.

Gersick 1988'de yayımlanan çalışmasında, sekiz proje takımını kuruluşlarından bitişlerine kadar izledi. Takımlar, geleneksel modellerin öngördüğü gibi evrelerden düzgün biçimde geçmiyordu. Bunun yerine, uzun süren bir durağanlık döneminin ardından ani bir değişim yaşıyor ve bu değişim çoğunlukla takımın zamanın ve son tarihin farkına vardığı anda ortaya çıkıyordu. Gersick bu örüntüyü kesintili denge olarak adlandırdı. Çalışma sekiz takımın gözlemine dayanıyor; ama ortaya koyduğu düşünce takım gelişimi alanında çok etkili oldu.

Bu düşünce, takım sözleşmesinin ne zaman yazılacağı ya da yenileneceği sorusuna bir cevap öneriyor. Takımın kendi düzenini sorgulamaya en açık olduğu anlar, doğal geçiş noktaları: yeni bir dönemin başı, bir projenin ortası, kadronun değiştiği an. Depodaki takım için yeni vardiya düzeni ve büyüyen kadro tam böyle bir andı.

Model — birlikte yaz, az tut, kullan, yenile

Bir takım sözleşmesinin değeri, onun nasıl yazıldığına ve sonra nasıl kullanıldığına bağlı.

Birlikte yaz. Sözleşmeyi tek başına hazırlayıp takıma imzalatmak yerine, takımla birlikte yaz. Başlangıç için iki soru yeterli: birlikte çalışırken sizi en çok ne zorluyor ve birbirinizden ne bekliyorsunuz? Cevaplardan ortak kurallar çıkarın.

Az tut. Sözleşme bir el kitabı değil. Takımı gerçekten zorlayan konular üzerine birkaç kural, uzun bir listeden daha çok işe yarıyor. Her kural somut olmalı: "birbirimize saygılı olacağız" yerine "toplantıda bir kişi konuşurken söz kesilmeyecek, söz almak isteyen elini kaldıracak" gibi.

Kullan. Sözleşmeyi bir dosyaya kaldırma. Toplantıların başında kısa bir hatırlatma yap, bir kural çiğnendiğinde sözleşmeye dönerek konuş ve yeni katılan üyelere ilk gün sözleşmeyi birlikte okut.

Yenile. Takımın doğal geçiş noktalarında, yeni bir dönemin başında, kadro değiştiğinde ya da bir projenin ortasında, sözleşmeyi birlikte gözden geçir. İşe yaramayan kuralları çıkar, yeni ortaya çıkan sorunlar için kural ekle.

Karar noktası — ne zaman yazmalı, ne kadar bağlayıcı olmalı

Bir yönetici takım sözleşmesi üzerine iki karar veriyor. Birincisi zamanlama. Yeni kurulan bir takımda sözleşme baştan yazılabilir; ama üyeler henüz birbirini tanımadığı için hangi konuların sorun olacağı belli olmayabilir. Mevcut bir takımda ise sorunlar bellidir, ama üyelerin alışkanlıkları yerleşmiştir ve değişime direnç daha güçlü olabilir. Gersick'in gözlemleri, doğal geçiş noktalarını beklemenin ya da yaratmanın değerine işaret ediyor.

İkinci karar, sözleşmenin ne kadar bağlayıcı olacağı. Sözleşmeyi bir ceza düzenine bağlamak, kuralları ciddiye almayı sağlayabilir; ama üyelerin onu kendi anlaşmaları olarak değil, bir denetim aracı olarak görmesine yol açabilir. Sözleşmeyi tamamen gönüllü bırakmak ise, kurallar çiğnendiğinde kimsenin bir şey söylememesine ve sözleşmenin kısa sürede unutulmasına yol açabilir.

Ortada duran bir seçenek, sözleşmenin uygulanmasını takımın kendisine bırakmak. Bir kural çiğnendiğinde yöneticinin değil, takım üyelerinin birbirine sözleşmeyi hatırlatabilmesi; ve sözleşmenin düzenli gözden geçirmelerde, çiğnenen kuralların neden çiğnendiğinin konuşulması.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Takım sözleşmesi üzerine doğrudan kanıt sınırlı. Mathieu ile Rapp'ın çalışması bir benzetim ortamında, öğrenci takımlarıyla yürütüldü; Ericksen ile Dyer'ınki yalnız altı takımın derinlemesine incelenmesine dayanıyor. Gersick'in çalışması ise sözleşmeyi değil, takımların zaman içindeki gelişimini inceliyor. Bu bulgular birlikte tutarlı bir resim çiziyor, ama sözleşmenin gerçek iş takımlarındaki etkisinin büyüklüğü konusunda kesin bir şey söylemiyor.

Takım sözleşmesi, yazıldığı anda bir şey değiştirmiyor. Karşı örneklerin gösterdiği gibi, kimsenin hatırlamadığı bir şablon ya da bir ceza listesi takımın davranışını değiştirmiyor, hatta bozabiliyor. Sözleşmenin değeri, yazılırken yapılan konuşmada ve sonrasında kullanılmasında.

Sözleşme bütün sorunları da çözmüyor. Takım üyeleri arasında derin bir güvensizlik, ciddi bir performans sorunu ya da yapısal bir kaynak eksikliği varsa, bunlar bir çalışma anlaşmasıyla giderilemez. Sözleşme gündelik sürtünmeleri azaltmak için bir araç; daha büyük sorunlar için başka araçlar gerekiyor.

Son olarak, bir takımın davranışı yalnız yazılı kurallarla belirlenmiyor. Takımın içinde kimsenin yazmadığı ama herkesin bildiği beklentiler de var ve bunlar bazen yazılı kurallardan daha güçlü. Bu beklentiler bir sonraki dersin konusu.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Her takımın bir çalışma düzeni vardır; soru, bu düzeni takımın kendisinin seçip seçmediğidir.

Takım sözleşmesi, birlikte yazıldığında bir anlaşma, yukarıdan verildiğinde bir yönetmeliktir.

İyi bir iş planı ile iyi bir çalışma anlaşması birlikte en kalıcı zemini kurar.

Takımın başlangıcı, sonraki aylarının yönünü belirleyebilir.

Mevcut bir takım için en iyi başlangıç noktası, yeni bir dönemin ya da yolun ortasının getirdiği geçiş anıdır.

Kimsenin hatırlamadığı bir sözleşme, hiç yazılmamış bir sözleşmeyle aynıdır.

Sonraki derse köprü

Yedi maddelik anlaşma iki ay boyunca işledi. Toplantılar zamanında başlıyor, devir notları yazılıyordu. Ama bir madde sessizce aşınmıştı: telefonların masanın üstünde ters durması. Birim müdürü birkaç toplantıya katıldığında telefonuna bakmış, kimse bir şey söylememişti; birkaç hafta içinde şeflerin yarısı da toplantı sırasında telefonlarını çevirmeye başlamıştı. Kâğıttaki kural yerinde duruyordu; ama takımın gerçek davranışı, kâğıttan değil, kimin ne yaptığından ve neye göz yumulduğundan öğreniliyordu.

Takımda kimsenin yazmadığı ama herkesin uyduğu bu beklentiler nasıl oluşuyor? Bir lider onları nasıl fark edip değiştirebilir? Davranış normları dersi, bir takımın yazılı olmayan kurallarına bu sorularla bakıyor.