Eylem ve takip

Açılış sahnesi

Geçen yılki görüşme, sorumlunun hafızasında netti. Sevkiyat şefiyle yükleme gecikmelerini konuşmuşlar, üç iyi seçenek bulmuşlardı. Görüşmenin sonunda ikisi de "tamam, bunları yapalım" demişti. Üç ay sonra yükleme gecikmeleri aynıydı. Sorumlu şefe seçenekleri sorduğunda şef, hangisinin kendisinde, hangisinin sorumluda olduğunu bilmediğini söylemişti.

Bu kez sorumlu görüşmeyi seçimle bitirmedi. "Bu üç seçenekten hangisini ilk sen yapacaksın, ne zaman?" diye sordu. Şef bir an durdu. "Cuma vardiyası için Deniz'le konuşurum," dedi. Sorumlu ne zaman diye sordu. Şef takvimine baktı: "Çarşamba, öğle molasından sonra."

Kâğıda iki satır daha yazıldı. Sorumlu, görüşmenin asıl şimdi bittiğini düşündü.

Bu derste ne olacak

Modülün son durağı, görüşmenin dördüncü aşaması. Hedef, gerçeklik ve seçenekler konuşuldu; geriye bir soru kalıyor: masada seçilen şey, haftanın içinde kimin elinde, hangi gün hareket edecek ve bunu kim izleyecek?

Koçluk görüşmelerinin çoğu bu aşamada zayıflıyor. İyi bir hedef, doğru görülmüş bir gerçeklik ve iyi seçenekler, görüşmeden sonra bir eyleme dönüşmediğinde hiçbir şey değiştirmiyor. Bu ders, görüşmenin son dakikalarının ve görüşmeden sonraki haftaların nasıl kurulacağına bakıyor.

Takip görüşmesi terimi geri bildirimi kapatma dersinden, öğrenme aktarımı gelişim planı dersinden tanıdık; burada ikisi koçluğun son halkasında yan yana duruyor.

Depo ile örneklerdeki işyerleri kurgu. Milkman ile arkadaşlarının ve Olivero, Bane ile Kopelman'ın çalışmaları gerçek.

Sıfır noktası — "tamam, yapalım" bir eylem değil

Bir görüşme "tamam, bunları yapalım" diye bittiğinde, iki kişi de bir şey kararlaştırıldığını düşünüyor. Ama bu cümlede bir özne, bir zaman ve bir ilk adım yok. Kim yapacak? Ne zaman? Önce ne yapılacak? Bu sorular cevapsız kaldığında, karar görüşmeden çıkınca dağılıyor.

Eylemi somutlaştırmak, bir kararı bir takvim satırına çevirmek demek: kişinin adı, yapacağı ilk iş ve o işi yapacağı gün ve saat.

Mekanizma — tarih ve saat yazmak, eylemi artırıyor

Bir kişinin bir eylemi ne zaman yapacağını önceden yazmasının etkisi, bir şirkette yürütülen bir saha deneyinde ölçüldü.

Şefin "Çarşamba, öğle molasından sonra" cümlesi, tam bu türden bir saatli adımdı. "Deniz'le konuşurum" yalnız bir niyetti; gün ve saatle birlikte bir takvim satırına dönüştü.

Mekanizma — takip, öğrenileni işe taşıyor

Eğitimin ardından gelen bire bir izlemenin öğrenileni işe ne kadar taşıdığı, bir belediyenin yöneticileriyle sınandı.

Geçen yılki görüşmede eksik olan buydu. Seçenekler bulunmuştu, ama kimse onların ne olduğunu sormaya geri dönmemişti. Görüşme bir başlangıç olacakken bir son gibi yaşanmıştı.

Model — bir koçluk görüşmesini kapatmak ve izlemek

Görüşmeyi eyleme bağlayan dört düğüm var.

Saatli adımı kişiye söylet: seçilen seçenek için ilk adımı, günü ve saati kişi söylesin; koç yazmasın, kişi yazsın. Kişinin kendi ağzından çıkan ve kendi eliyle yazdığı bir adım, ona daha çok ait.

Kimin neyi yapacağını ayır: koçun da üstlendiği bir şey varsa, onu da aynı netlikte söyle. "Ben bölgeyle konuşacağım, cuma öğlene kadar." Belirsiz kalan bir adım, iki kişinin de üstlenmediği bir adım oluyor.

Engeli önceden konuş: kişiye, bu adımın önüne ne çıkabileceğini ve o durumda ne yapacağını sor. "Çarşamba Deniz izinli olursa ne yaparsın?" Önceden düşünülen bir engel, geldiğinde kişiyi durdurmuyor.

Takip zamanını şimdi koy: bir sonraki görüşmenin zamanını görüşmenin içinde belirle ve takibin sahipli olacağını söyle: kişi ilerlemesini getirecek, koç dinleyecek.

Karar noktası — takip ne zaman bir denetime dönüşür?

Takip, eylemi sürdürmek için gerekli; ama kolayca bir denetime dönüşebiliyor. Koç her takipte "yaptın mı?" diye soruyorsa ve cevap "hayır" olduğunda hayal kırıklığını gösteriyorsa, kişi bir sonraki takipte ya bahane hazırlıyor ya da takibi erteliyor.

Burada yardımcı olan, takibin amacını öğrenmeye bağlamak. Yapılmayan bir adım, bir başarısızlık değil, bir bilgi: neden yapılmadı? Engel neydi? Adım fazla mı büyüktü, zaman mı yanlıştı? Bu sorular, takibi bir hesap sormadan bir yeniden plana çeviriyor.

Bir başka denge, takibin sıklığı. Çok sık takip, kişinin kendi başına ilerleme alanını daraltıyor ve koçu bir denetçiye çeviriyor. Çok seyrek takip, adımı unutulmaya bırakıyor. Takibin sıklığı, adımın büyüklüğüne ve kişinin bu işteki deneyimine göre ayarlanmalı; seride daha önce ele alınan kontrol sıklığı ilkesi burada da geçerli.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Milkman ile arkadaşlarının deneyi basit, tek seferlik bir davranışla, aşı olmakla yapıldı. Bir koçluk görüşmesinden çıkan adımlar çoğu zaman daha karmaşık ve birkaç adımlı; tarih ve saat yazmanın bu tür adımlardaki etkisi ayrıca sınanmalı. Olivero ile arkadaşlarının çalışması aynı yöneticilerin önce eğitim, sonra koçluk aldığı bir eylem araştırması; koçluğun etkisi zamanın ve başka etkenlerin etkisinden kesin olarak ayrılamıyor.

Saatli adım, kişinin gerçekten o adımı istediği durumda işe yarıyor. Kişi bir adımı yalnız yöneticisini memnun etmek için üstleniyorsa, gün ve saat yazmak onu bir ödünç hedefe daha sıkı bağlıyor. Bu yüzden eylem aşaması, hedef aşamasının dürüst yapılmasına dayanıyor.

Takip, yöneticinin zamanını istiyor. Geniş bir ekipte her koçluk görüşmesinin takibini sürdürmek zor olabilir. Bu durumda sahipli takip, yani kişinin ilerlemesini kendisinin getirmesi, yöneticinin yükünü azaltan bir yol.

Bir de şu var: dört aşama derste sırayla anlatılsa da bir öğretim kolaylığı. Gerçek görüşmelerde eylem aşamasında yeni bir gerçeklik ortaya çıkabiliyor ve görüşme bir önceki aşamaya dönebiliyor; bu bir aksaklık değil, sürecin doğası.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

"Tamam, yapalım" bir eylem değil; özne, zaman ve ilk adım yok.

İlk adımı gün ve saatle kişiye söylet; kişi kendisi yazsın.

Senin de bir adımın varsa onu da aynı netlikte söyle.

Engeli önceden konuş; ilk aksilik adımı durdurmasın.

Takip zamanını görüşmenin içinde koy.

Takipte ilerlemeyi kişi getirsin; sen dinle ve sor.

Yapılmayan bir adım bir başarısızlık değil, bir bilgi; nedenini sor ve adımı küçült.

İyi bir görüşme, takip olmadan bir eyleme dönüşmez.

Sonraki derse köprü

İki hafta sonraki takip görüşmesinde şef sonuçlarını getirdi. Deniz cuma vardiyasını uzatmıştı, rampa eğitimi yapılmıştı, mağaza kolileri perşembe göndermeye başlamıştı. Cuma kaynaklı hatalar belirgin biçimde azalmıştı. Görüşmenin sonunda şef farklı bir şey sordu: "Sen yıllar önce mağaza müdürleriyle nasıl çalışıyordun? Bana bir anlatır mısın?" Bu, bir koçluk sorusu değildi. Şef, sorumlunun kendi deneyimini istiyordu.

Bir yönetici ne zaman soru sorar, ne zaman kendi deneyimini anlatır? Koçluk ile mentorluk arasındaki fark nedir? Koçluk ve mentorluk farkı dersi, mentorluk modülünü bu ayrımla açıyor.