Müzakereye hazırlık

Açılış sahnesi

Büyük toplantıya on gün vardı. Birim müdürü ilk akşam masasına oturduğunda aklında yalnız fiyat vardı; kargo firması yine bir artış isteyecek, o da bütçeyi savunacaktı. Sonra geçen görüşmeyi düşündü. Fiyat konuşulurken asıl çözüm boş seferlerden gelmişti; yani masadaki en önemli konu, masaya ilk gelen konu değildi.

Bir sayfa açtı ve bu kez konuşulabilecek her konuyu alt alta yazdı: fiyat, sözleşme süresi, hasarlı paketlerde sorumluluğun kimde olacağı, bölgelere göre toplama günleri, iki yeni şubenin kapsama alınması, ödeme vadesi. Yazdıkça bir şey fark etti. Bu konuların merkez için ağırlığı aynı değildi. Hasar sorumluluğu, müşteri şikâyetlerinin önemli bir kaynağıydı ve merkez için fiyattan bile önemliydi. Sözleşme süresi ise merkez için neredeyse önemsizdi; bir yıl da olabilirdi, üç yıl da.

Sayfanın öbür yarısına kargo firmasının bakışından aynı listeyi yazmaya çalıştı ve takıldı. Firma için hangi konu önemliydi? Süre mi, fiyat mı, toplama günleri mi? Bunu tahmin edebilirdi, ama bilmiyordu. Hazırlığın, masaya ne getireceğini bilmekten çok, neyi bilmediğini fark etmek olduğunu o akşam anladı.

Bu derste ne olacak

Önceki ders pozisyonun arkasındaki çıkara inmeyi ve uyumlu konuları fark etmeyi işledi. Bu ders o çıkarları masaya oturmadan önce nasıl çalışacağımıza bakıyor: müzakereye hazırlığa.

Müzakerede başarının büyük bir kısmı, taraflar masaya oturmadan önce belirleniyor. Hazırlıksız giden bir müzakereci, karşı tarafın gündemini izliyor; ilk konuşulan konuya takılıyor, kendisi için önemli bir konuyu hiç açmadan anlaşmayı imzalayabiliyor ya da ilk karşı öneride hedefini sessizce küçültüyor. Hazırlık, bu kayıpların önüne geçmenin en ucuz yolu.

Bu ders hazırlığın dört parçasını ele alıyor: konuşulabilecek konuların tam listesini çıkarmak, bu konuları kendi çıkarlarına göre ağırlıklandırmak, iddialı ama gerekçeli bir hedef koymak ve karşı tarafın bakışını tahmin edip bu tahmini masada sınamak. Masadan kalkma noktası ve başka seçenekler ise modülün bir sonraki dersine kalıyor.

Seride hedef belirleme ve uzun vadeli yön üzerine derslerde hedeflerin iddia düzeyi, bir de hazırlığın sonsuz bir döngüye dönüşmesi riski ele alınmıştı. Bu ders hedefi müzakere masasına özgü biçimiyle ele alıyor.

Hedeflerin müzakere sonucuna etkisini ölçen yirmi iki raporu birleştiren bir meta-analiz ve müzakerecinin neye odaklandığının hem sonucu hem memnuniyeti nasıl değiştirdiğini gösteren deneyler bu dersin iki dayanağı.

Kargo firması, hazırlık sayfası ve sahnelerdeki kişiler bir kurgu. Zetik ile Stuhlmacher'in meta-analizi bir grup süreçleri dergisinde, Galinsky, Mussweiler ile Medvec'in deneyleri bir sosyal psikoloji dergisinde hakem sürecinden geçerek yer aldı.

Sıfır noktası — konuların tamamını görmek

Müzakereye hazırlanan birinin ilk işi, konuşulabilecek her konuyu görmek. Çoğu müzakereci masaya tek bir konuyla, çoğu zaman fiyatla gidiyor ve öbür konuları ya hiç fark etmiyor ya da ikincil sayıyor. Oysa önceki derste gördüğümüz gibi, ortak kazancın kaynağı çoğu zaman tarafların farklı önem verdiği konulardan ya da ortak isteklerin gözden kaçtığı yerlerden çıkıyor. Tek konulu bir müzakere, bu kaynakların hiçbirini kullanamıyor.

Konu haritasını çıkarmanın bir yolu, anlaşmanın uygulandığı bir günü hayal etmek: bu anlaşma işlediğinde kim, neyi, ne zaman, hangi koşullarda yapacak? Bu sorunun her cevabı bir konu. Bir başka yolu, geçmişte benzer anlaşmalarda nerede sorun çıktığına bakmak: geçen yıl hangi konuda şikâyet ettik, hangi konuda sözleşmeye geri döndük?

Mekanizma — hedefin gücü

Konuları gördükten sonra hazırlığın bir sonraki adımı, her konuda ne elde etmek istediğini belirlemek. Hedeflerin müzakere sonuçlarını nasıl etkilediği, çok sayıda raporu tek çözümlemede toplayan bir çalışmada incelendi.

Meta-analizin uyarısı önemli. Zorlayıcı bir hedef daha yüksek kazanç sağlıyor, ama aşırı zorlayıcı bir hedef anlaşmaya varılmasını zorlaştırabilir ve müzakereciyi esnekliğini yitirmeye itebilir. Bir hedefin iddialı olması, onun gerekçesiz olması anlamına gelmemeli. İyi bir hedef noktası, piyasa verilerine, geçmiş anlaşmalara ve karşı tarafın muhtemel çıkarlarına dayanıyor.

Mekanizma — neye odaklanırsan onu alırsın

Hedefin gücü, müzakerecinin masada ona odaklanıp odaklanmadığına da bağlı. Müzakerecinin neye odaklandığının sonuçla ve memnuniyetle ilişkisi, bir dizi deneyde incelendi.

Model — haritala, ağırlıklandır, hedef koy, karşı tarafı tahmin et

Bir müzakereye hazırlanmanın dört parçası var ve her biri bir sonrakini besliyor.

Konuları haritala. Konuşulabilecek bütün konuları yaz. Anlaşmanın uygulandığı bir günü hayal et ve geçmiş sorunlara bak. Hiçbir konuyu önemsiz diye listeden çıkarma; önemsiz bir konu, karşı taraf için önemli olabilir ve bir takasın parçası hâline gelebilir.

Konuları ağırlıklandır. Her konunun senin çıkarlarındaki ağırlığını belirle. Konuları sıraya koy ya da her birine bir ağırlık ver. Bu ağırlıklar, masada hangi konuda esneyip hangisinde direneceğini gösteriyor.

Hedef koy. Önemli her konu için iddialı ama gerekçeli bir hedef noktası belirle. Hedefin gerekçesini yaz: hangi veriye, hangi geçmiş anlaşmaya, hangi karşılaştırmaya dayanıyor? Gerekçesi olan bir hedefi masada savunmak, gerekçesiz bir hedefi savunmaktan kolay.

Karşı tarafı tahmin et. Aynı listeyi karşı tarafın gözüyle çıkar: onun için hangi konular önemli, hedefleri ne olabilir, hangi baskılar altında? Bu tahminleri bir soru listesine çevir ve masada sına. Tahmin bir hazırlık aracı; masada doğrulanmadan bir gerçek gibi kullanılmamalı.

Karar noktası — hazırlığı ne zaman bitirmeli

Hazırlık bir müzakereciyi güçlendiriyor, ama hazırlığın da bir bedeli var: zaman. Her müzakere için ayrıntılı bir hazırlık yapmak mümkün değil ve bazı durumlarda uzun bir hazırlık, fırsatın kaçmasına ya da karşı tarafın beklemekten sıkılmasına yol açabiliyor. Seride aşırı hazırlığın bir kaçınma biçimine dönüşebildiği ayrıca işlenmişti.

Burada ölçü, müzakerenin önemi ve karmaşıklığı. Tek konulu, düşük tutarlı ve tekrar etmeyecek bir pazarlık için birkaç dakikalık bir hazırlık, yani bir hedef ve karşı tarafa sorulacak bir soru yeterli olabilir. Çok konulu, yüksek tutarlı ve uzun süreli bir ilişkiyi belirleyecek bir müzakere için ise konu haritası, ağırlıklar, gerekçeli hedefler ve karşı taraf tahmini gerekiyor. Hazırlığı bitirmenin işareti, bu dört parçanın her birinin yazılı olması.

Hazırlığı bitirip bitirmediğini anlamanın yolu basit: konu haritan, ağırlıkların, hedeflerin ve karşı tarafa soruların yazılı mı?

Sınırlılıklar ve eleştiri

Hedeflerin müzakere sonuçlarını iyileştirdiğine dair bulgular güçlü, ama çoğu laboratuvarda hazırlanmış pazarlık görevlerinden geliyor. Bu görevlerde konular ve kazançlar açıkça tanımlanmış; gerçek müzakerelerde ise konular görüşme sırasında şekillenebiliyor ve bir konunun değeri kesin olarak bilinmeyebiliyor.

Zorlayıcı hedeflerin bir karanlık tarafı da var. Çok iddialı hedefler anlaşmaya varılmasını zorlaştırabilir ve müzakereciyi katılaştırabilir. Hedeflerin sonuçlara etkisini inceleyen meta-analizin yazarları da hedeflerin anlaşmaya varılmasına, esnekliğe ve sorun çözmeye etkisinin yeterince bilinmediğini vurguladı.

Hedefe odaklanmanın memnuniyeti düşürmesi, uzun süreli ilişkilerde ayrı bir sorun yaratabilir. Aldığı iyi sonuçtan memnun olmayan bir müzakereci, karşı tarafa karşı hoşnutsuzluk taşıyabilir ya da anlaşmanın uygulanmasında isteksiz davranabilir. Anlaşmadan sonra sonucu alt sınırla da karşılaştırmak bu riski azaltıyor, ama ortadan kaldırmıyor.

Son olarak, karşı taraf tahmini doğası gereği yanılabilir. Önceki derste gördüğümüz gibi, müzakereciler karşı tarafın çıkarlarını çoğu zaman yanlış tahmin ediyor. Bu yüzden tahmin, masada sınanacak bir hipotez olarak kalmalı.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Masadaki en önemli konu, çoğu zaman masaya ilk gelen konu değildir.

Hazırlık, neyi bildiğini olduğu kadar neyi bilmediğini de görmektir.

Konuşulabilecek bütün konuları yaz; önemsiz bir konu karşı taraf için önemli olabilir.

Konuları ağırlıklandır; farklı ağırlıklar takasların kaynağıdır.

Belirli ve zorlayıcı bir hedef, hedefsiz gitmekten daha iyi sonuç getirir.

Masada hedefe bak, anlaşmadan sonra sonucu alt sınırla da karşılaştır.

Karşı tarafa dair tahminlerin bir soru listesidir, bir gerçek değil.

Sonraki derse köprü

Büyük toplantıda kargo firmasının genel müdürü, birim müdürünün hasar sorumluluğu önerisini dinledikten sonra kısa bir cevap verdi: "Bu şartlarla çalışamayız. Açıkçası bizimle çalışmak isteyen başka müşterilerimiz de var." Birim müdürü bir an ne diyeceğini bilemedi. Hazırlığında konuları, ağırlıkları, hedefleri ve karşı tarafın muhtemel çıkarlarını çalışmıştı; ama anlaşma olmazsa merkezin ne yapacağını hiç düşünmemişti.

Toplantıdan çıkarken iki soru aklındaydı: bu firmayla anlaşamazsa iadeleri kim toplayacaktı ve hangi noktada masadan kalkmak, kötü bir anlaşmayı kabul etmekten daha iyi olurdu? Alternatifler ve sınırlar dersi bu iki soruya bakıyor: masadan kalkıldığında ne olacağını bilmenin bir müzakereciye nasıl güç verdiğine ve kabul edilebilecek en düşük sonucun nasıl belirleneceğine.