Proje ilerleme raporu

Merak sorusu

Kaplama hattı kuruldu, ilk numuneler gönderildi. Ms Weber'in yöneticisi Dr Hartmann, projenin durumunu özetleyen iki sayfalık bir ilerleme raporu istiyor ve her ay aynı biçimde bir rapor bekleyeceğini söylüyor. Kaan'ın ilk taslağı uzun bir anlatı: kurulumun her günü, karşılaşılan her küçük sorun, her toplantı. Sonunda bir cümle var: "The project is ninety-five percent complete."

Dr Hartmann taslağı okumadan önce Kaan'a bir soru soruyor: "If I only read the first three lines, will I know whether we will hit the start-of-production date?" Kaan'ın cevabı hayır. Bir ilerleme raporu, okuyanın birkaç saniyede projenin durumunu anlayacağı biçimde nasıl yazılır?

Anlatım

Raporun okuru bir karar verir

Bir yönetici özetinin tek başına ayakta durması ve en başa konması gerektiğini iş parkurunun rapor derslerinde görmüştük. İlerleme raporu bunun düzenli tekrarlanan bir biçimidir: her ay ya da her hafta aynı başlıklarla yazılır, böylece okur bir önceki raporla karşılaştırabilir. Okur genellikle bir yöneticidir ve rapordan tek bir şey bekler: proje yolunda mı, değilse ne yapılması gerekiyor?

Önce durum

Raporun ilk satırı projenin genel durumunu söyler. Birçok şirkette bunun için trafik ışığı renkleri kullanılır: yeşil yolunda, sarı risk altında, kırmızı hedeften sapmış. Bu renklerin anlamı şirketten şirkete biraz değişebilir; raporda kullanılıyorsa ilk raporda tanımlanır. Rengin yanına her zaman bir cümle eklenir, çünkü renk tek başına nedenini söylemez.

Yapılan, süren, planlanan: üç zaman

Raporun gövdesi genellikle üç bölümle ilerler ve her birinin kendi zamanı vardır. Tamamlanan işler "present perfect" ile yazılır: "We have installed the plating line", "Initial samples have been sent." Süren işler şimdiki zamanla: "We are running capability tests on the new line." Planlanan işler ise "will" ya da "going to" ile ve bir tarihle: "We will complete the capability study by 14 June."

Her işin bir sahibi ve bir tarihi vardır. "Testing will be done soon" cümlesi okura bir şey söylemez; "Capability testing will be completed by 14 June. Owner: quality team" ise söyler.

Yüzdeler dürüst olmalı

"Ninety-five percent complete" cümlesi kulağa iyi gelir, ama çoğu zaman yanıltıcıdır: kalan beş yüzde, en zor ve en uzun süren iş olabilir. İlerleme yüzdesi yerine tamamlanan kilometre taşlarını, yani "milestones", saymak daha dürüst bir tablo verir: "Four of six milestones are complete." Yüzde kullanılacaksa neyin yüzdesi olduğu da söylenir: işin mi, bütçenin mi, zamanın mı?

Riskler: olasılık, etki ve önlem

Bir risk, henüz gerçekleşmemiş ama gerçekleşirse projeyi etkileyecek bir olaydır. İyi bir risk cümlesi üç şey söyler: ne olabilir, olursa ne olur ve bunu önlemek ya da etkisini azaltmak için ne yapılıyor. Önleme İngilizcede çoğu zaman "mitigation" denir.

Riskten farklı olarak "issue" zaten gerçekleşmiş bir sorundur ve bir çözüm bekler. Raporda ikisi ayrı başlıklarda tutulur.

Okurdan bir karar istemek

Bir ilerleme raporu bazen okurdan bir karar ister. Bu karar raporun içinde kaybolmaz; ayrı bir başlıkta ve tarihiyle sorulur: "Decision needed: please confirm by 7 June whether we may qualify the second supplier." Bu cümle, raporu bir bilgi belgesinden bir eylem belgesine çevirir.

Türkçe köprüsü

Türk iş kültüründe ilerleme raporlarında kötü bir haber bazen raporun sonuna ya da bir paragrafın ortasına yerleştirilir ve iyimser bir dille yumuşatılır: "Ufak bir gecikme yaşanmakla birlikte süreç olumlu ilerlemektedir." İngilizce bir ilerleme raporunda bu yaklaşım okuru yanıltır ve sonradan bir güven kaybına dönüşür. Bir projenin sarı ya da kırmızı olduğunu raporun ilk satırında söylemek, bir başarısızlık itirafı değil, okura zamanında karar verme fırsatı tanımaktır.

"Yüzde doksan beş bitti" alışkanlığı da Türkçede yaygındır ve iyi niyetlidir; ekip ne kadar çalıştığını göstermek ister. İngilizce raporda aynı emek, tamamlanan kilometre taşlarıyla ve somut tarihlerle daha güvenilir biçimde gösterilir.

Gerçek hayattan örnekler

Kaan raporunu baştan yazıyor. İlk satıra genel durumu ve nedenini koyuyor: sarı, çünkü tedarikçinin onayı gecikmiş. Altında üç kısa bölüm var: tamamlanan işler, süren işler, önümüzdeki ay planlanan işler; her birinin bir sahibi ve bir tarihi var. "Ninety-five percent" ifadesini siliyor ve yerine "four of six milestones complete" yazıyor.

Risk bölümünde tedarikçi gecikmesini, bunun seri üretim tarihine etkisini ve ikinci tedarikçi önlemini yazıyor. Raporun sonunda tek bir karar istiyor. Dr Hartmann'ın yanıtı perşembe sabahı geliyor: ikinci tedarikçinin onay sürecinin başlatılmasını kabul ediyor ve bir satır ekliyor: "This is exactly the format I want every month."

Sık yapılan hata

Riskleri ve gerçekleşmiş sorunları aynı başlıkta karıştırmak da sık görülür. Risk henüz olmamış bir olaydır; issue ise çözüm bekleyen bir sorundur.

Mini alıştırma

1. Bir ilerleme raporunun ilk satırı ne söyler?
2. Tamamlanan, süren ve planlanan işler hangi zamanlarla yazılır?
3. "Ninety-five percent complete" ifadesi neden yanıltıcı olabilir ve yerine ne yazılabilir?
4. İyi bir risk cümlesi hangi üç şeyi söyler?
5. Risk ile issue arasındaki fark nedir?

Cevaplar

1. Projenin genel durumunu ve nedenini.
2. Tamamlanan işler present perfect, süren işler şimdiki zaman, planlanan işler will ya da going to ve bir tarihle.
3. Kalan iş en zor ve en uzun süren iş olabilir; yerine tamamlanan kilometre taşları yazılabilir: four of six milestones are complete.
4. Ne olabilir, olursa ne olur ve bunu önlemek için ne yapılıyor.
5. Risk henüz gerçekleşmemiş bir olaydır; issue gerçekleşmiş ve çözüm bekleyen bir sorundur.

Sesli tekrar görevi

Bir riski de üç parçasıyla söyle: "The main risk is… If this happens,… To mitigate this, we…". En sonda bir karar iste: "Decision needed by…:…?"

Özet kartı

1. İlerleme raporu düzenli tekrarlanır ve okurun tek sorusuna cevap verir: proje yolunda mı?
2. İlk satır: genel durum ve nedeni; renk kullanılıyorsa yanında mutlaka bir cümle.
3. Üç bölüm, üç zaman: have done, are doing, will do by; her işin sahibi ve tarihi.
4. Yüzde yerine kilometre taşları: four of six milestones are complete.
5. Risk: ne olabilir, etkisi, önlem; issue ayrı bir başlıkta.
6. Karar talebi ayrı ve tarihli: Decision needed by…

Sonraki derse köprü

Mesleki parkur burada bitiyor; son parkur bir mutfaktan değil, bir sözlükten başlıyor. Gaziantep'te bir baklava dükkânı işleten Ali Usta, dükkânına gelen yabancı turistlerle konuşmak için İngilizce öğrenmeye karar veriyor ve kalın bir sözlük alıyor. Ama binlerce sözcüğün hangisinden başlayacağını bilmiyor. Hangi sözcüklerin önce öğrenilmesi gerektiği ve sıklık listelerinin bu soruya nasıl cevap verdiği sıradaki derste.