İş raporunun yapısı

Merak sorusu

Defne Leeds'teki ilk haftasında James'ten ilk büyük görevini alıyor: kırk mağazadaki taze gıda israfını incelemek ve bulguları yönetim toplantısından önce bir rapora dökmek. Defne iki gün boyunca veriyle uğraşıyor ve raporunu yaptığı işin sırasıyla yazıyor. Belge "Introduction, Data, Cleaning, Analysis, Results" başlıklarıyla ilerliyor. İlk dört sayfa verinin nereden geldiğini ve nasıl temizlendiğini anlatıyor. En önemli bulgu, israfın neredeyse beşte birinin tek bir ürün grubundan geldiği, altıncı sayfada, bir paragrafın ortasında duruyor.

James belgeyi açıyor, ilk sayfayı okuyor ve Defne'ye yazıyor: "Great work, but I've read the first page and I still don't know what you found or what you want us to do." Defne'nin raporunda hiçbir bilgi eksik değildi. Eksik olan, bilginin okuyucunun aradığı yerde durmasıydı.

Anlatım

İşin sırası değil, okurun sırası

Raporun genel mantığını, yani amaç, bulgular, sonuçlar ve öneriler sırasını ve kişisiz, temkinli dilini Ders EN5.21'de görmüştük. Bu derste o iskeleti bir iş ortamına taşıyoruz ve bir soruya odaklanıyoruz: bir yöneticinin elinde raporun ne kadarını okumaya vakti var?

Çoğu zaman cevap çok azdır. İş raporları baştan sona okunmaz; okuyucu önce özete, sonra önerilere bakar ve yalnızca merak ettiği yerde bulgulara iner. Defne'nin raporu bir yolculuğu anlatıyordu: önce ne yaptım, sonra ne buldum. İş raporu ise bir haritadır: okuyucu nereye bakacağını başlıklardan anlar ve istediği yere doğrudan gider.

Yaygın bölümler

Uzun bir iş raporu genellikle şu bölümlerden oluşur. En üstte bir başlık bloğu yer alır. Ardından bir yönetici özeti gelir; buna bir sonraki derste ayrıca bakacağız. Uzun raporlarda bir içindekiler listesi eklenir. Giriş bölümü raporun amacını, kapsamını ve kısaca arka planını verir. Yöntem bölümü verinin nereden geldiğini ve nasıl incelendiğini anlatır. Ardından bulgular, sonuçlar ve öneriler gelir. En sonda ekler bulunur.

Bu listenin her bölümü her raporda olmak zorunda değildir. İki sayfalık bir iç rapor için başlık bloğu, kısa bir giriş, bulgular ve öneriler çoğu zaman yeterlidir. Önemli olan, okuyucunun neyi nerede bulacağını önceden bilmesidir.

Başlık bloğu

Kısa iş raporları ve iç yazışma niteliğindeki raporlar çoğu zaman dört satırlık bir blokla açılır: kime, kimden, tarih ve konu. Bu blok raporun kim için yazıldığını ve ne hakkında olduğunu ilk bakışta söyler. Konu satırı mümkün olduğunca belirgin olmalıdır; "Report" ya da "Waste" gibi tek sözcük, okuyucuya hiçbir şey anlatmaz.

Giriş ve yöntem: kısa ve işlevsel

Giriş üç şeyi söyler: bu raporun amacı ne, neyi kapsıyor ve neyi kapsamıyor. Kapsam cümlesi özellikle değerlidir, çünkü okuyucunun yanlış beklentiye girmesini önler. Yöntem bölümü ise okuyucunun bulgulara güvenmesi için gereken kadar ayrıntı verir, fazlasını değil. Verinin nasıl temizlendiğinin uzun anlatımı bir eke taşınabilir.

Numaralı ve bilgi veren başlıklar

İş raporlarında bölümler genellikle numaralanır: 1, 2, 3 ve alt bölümler için 2.1, 2.2. Bu numaralar toplantıda herkesin aynı yeri göstermesini sağlar: "If you look at section 3.2…" Başlıkların kendisi de iki türlü yazılabilir. Konu bildiren başlıklar, "Findings" ya da "Analysis" gibi, yalnızca bölümün türünü söyler. Bilgi veren başlıklar ise bulguyu doğrudan söyler: "Bagged salads account for almost a fifth of waste". Okuyucu yalnızca başlıkları tarasa bile raporun ana mesajını alır.

Görseller ve ekler

Bulgularda bir tablo ya da grafik kullanıyorsan, onu numaralandır ve metinde ona açıkça işaret et: "As Figure 2 shows, waste peaks on Mondays." Grafiğin kendisini metinde yeniden anlatma; grafiğin ne gösterdiğini tek cümleyle yorumla. Grafik dilinin ayrıntısını Ders EP2.14'te görmüştük. Okuyucunun bilmesi gerekmeyen ama doğrulamak isteyebileceği her şey, ham tablolar, veri temizleme adımları, uzun hesaplamalar, eklere gider ve metinde bir cümleyle anılır: "Full store-by-store figures are given in Appendix B."

Sonuçlar ile öneriler ayrı

Sonuç bölümü bulguların ne anlama geldiğini söyler; öneriler bölümü ise ne yapılması gerektiğini. Bu ikisini karıştırmak sık görülür. "Monday deliveries are too large" bir sonuçtur. "Reduce Monday salad orders by fifteen percent in the ten highest-waste stores" ise bir öneridir. Önerinin dili de EN5.21'deki kalıpları izler, ama iş raporunda öneriler çoğu zaman numaralı, kısa ve bir sorumluya ya da tarihe bağlıdır.

Türkçe köprüsü

Türkçe resmî yazışmanın kendi başlık bloğu vardır: sayı, konu, ilgi ve muhatap. Bu alışkanlık İngilizce iş raporunun To, From, Date ve Subject bloğuna iyi bir başlangıç noktasıdır. Fark, İngilizce konu satırının daha bilgi verici olmasıdır. Türkçede "Konu: Taze gıda israfı hk." yeterli kabul edilir. İngilizcede ise konunun yanında raporun amacını da söylemek beklenir: "causes and recommended actions".

Daha derindeki fark, bilginin sırasıyla ilgilidir. Türkçe cümle fiille, yani en önemli bilgiyle biter. Türkçe yazılarda da uzun bir hazırlık ve gerekçeden sonra sonuca varmak sık görülen ve doğal karşılanan bir düzendir. Defne'nin raporu bu düzenin bir yansımasıydı: önce yöntem, sonra veri, en sonda bulgu. İngilizce iş raporu bu sırayı çoğu zaman tersine çevirir: önce sonuç ve öneri, sonra onları destekleyen kanıt.

Gerçek hayattan örnekler

Defne raporunu aynı akşam yeniden düzenliyor. Başlıkları bilgi verici hâle getiriyor ve bölümlerin yerini değiştiriyor.

Verinin temizlenmesini anlatan dört sayfa artık Ek A'da. Ana metin beş sayfadan üç sayfaya iniyor ve başlıklar tek başına okunduğunda bile raporun hikâyesini anlatıyor. James bu kez kısa bir cevap yazıyor: "Perfect. I'll take sections 2 to 5 into Thursday's meeting."

Sık yapılan hata

İkinci yaygın hata grafiği metinde baştan sona yeniden anlatmaktır: "In April waste was 3.1 tonnes, in May 3.4 tonnes, in June 3.2 tonnes…" Okuyucu sayıları zaten grafikte görüyor. Metnin işi, grafiğin ne söylediğini tek cümlede yorumlamaktır: "Waste stayed broadly flat until August, then rose sharply."

Mini alıştırma

1. Kısa bir iş raporunun başlık bloğunda hangi dört satır bulunur?
2. Giriş bölümündeki kapsam cümlesi neden önemlidir?
3. Konu bildiren başlık ile bilgi veren başlık arasındaki fark nedir?
4. Veri temizleme adımlarının uzun anlatımı raporun neresine konur?
5. "Monday deliveries are too large" bir sonuç mu, bir öneri mi?

Cevaplar

1. Kime, kimden, tarih ve konu.
2. Çünkü raporun neyi kapsamadığını söyler ve okuyucunun yanlış beklentiye girmesini önler.
3. Konu bildiren başlık yalnızca bölümün türünü söyler; bilgi veren başlık bulgunun kendisini söyler.
4. Bir eke; metinde yalnızca bir cümleyle anılır.
5. Bir sonuç; öneri ne yapılması gerektiğini söyler.

Sesli tekrar görevi

Sonra bir toplantıda raporu sunuyormuş gibi bölümlere işaret et: "If you look at section 2, you'll see that…", "As Figure 1 shows…", "The full figures are in Appendix A." Son olarak bir sonuç cümlesi ve onun karşılığı olan bir öneri cümlesi söyle; ikisinin farkını sesinle de belirt.

Özet kartı

1. İş raporu işin sırasıyla değil, okurun ihtiyacına göre düzenlenir.
2. Yaygın bölümler: başlık bloğu, yönetici özeti, giriş, yöntem, bulgular, sonuçlar, öneriler, ekler.
3. Başlık bloğu: kime, kimden, tarih, bilgi verici bir konu satırı.
4. Bölümler numaralanır; bilgi veren başlıklar bulguyu doğrudan söyler.
5. Grafikler numaralanır ve tek cümleyle yorumlanır; ayrıntı eklere gider.
6. Sonuç ne anlama geldiğini, öneri ne yapılacağını söyler; öneri kısa, numaralı ve sorumluya bağlıdır.

Sonraki derse köprü

James raporun bölümlerini toplantıya götürecek, ama toplantıdaki yöneticilerin çoğu raporun yalnızca ilk sayfasını okuyacak. O sayfa, raporun tamamını okumayacak birine sorunu, bulguları ve önerileri tek başına anlatmak zorunda: kendi içinde eksiksiz, kısa ve en sonda yazılmış ama en başa konmuş bir metin. Sıradaki derste iş raporunun bu en çok okunan parçasını, yönetici özetini çalışıyoruz.