Anlamadığını söylemek ve teyit etmek

Merak sorusu

Sarah görüşmenin sonunda hızlıca toparlıyor: "So we'll ship fifty units on the fifteenth, subject to the QC sign-off, and the rest will follow once the PO's been amended." Kaan başını sallıyor ve "OK, perfect" diyor. Görüşme bitiyor. Bir saat sonra fark ediyor ki üç şeyden emin değil: on beş mi elli mi birim gönderilecekti, ayın on beşi miydi yoksa ellisi olamayacağına göre başka bir tarih mi, ve QC ile PO tam olarak neydi?

Kaan anlamadığını söylemek istememişti. Bir kez sorarsa yetersiz görüneceğinden, ikinci kez sorarsa karşı tarafı sıkacağından çekinmişti. Oysa iş hayatında anlamadan "OK" demek, sonradan çok daha pahalı bir yanlış anlamaya dönüşebilir. Anlamadığını söylemenin ve kritik bilgiyi teyit etmenin, profesyonel ve rahat duyulan yolları var.

Anlatım

Neden sormak güçlü bir davranıştır

İngilizce iş ortamında soru sormak bir zayıflık işareti sayılmaz; tersine, dikkat ve sorumluluk göstergesi olarak okunur. Özellikle sayılar, tarihler ve kararlar konusunda teyit istemek, iki tarafı da sonraki bir hatadan korur. Bir şeyi yeniden söylemesini rica etmeyi ve yavaş konuşmasını istemeyi Ders EN2.39 gösterdi. Bu derste daha ince araçlara geçiyoruz: neyi anlamadığını tam olarak söylemek, anlamı sormak ve duyduğunu kendi sözlerinle teyit etmek.

Neyi kaçırdığını belirt

"Sorry, could you repeat that?" ricası işe yarar, ama karşı tarafı her şeyi baştan söylemeye zorlar. Neyi kaçırdığını belirtmek hem senin hem onun zamanını korur: "Sorry, I didn't catch the part about the sign-off." Burada catch fiili "yakalamak, duyup anlamak" anlamındadır ve bu bağlamda çok doğal duyulur. Benzer bir kalıp: "Sorry, you lost me at the PO."

Anlamı sormak

Bazen sözcükleri duyarsın ama anlamını bilmezsin. Bir terimi ya da kısaltmayı sormak tamamen olağandır: "Sorry, what does QC stand for?" ya da "What do you mean by 'amended'?" İş dünyası kısaltmalarla doludur ve her şirketin kendine özgü kısaltmaları vardır; bunları sormak, dışarıdan gelen herkesin yaptığı bir şeydir. QC, kalite kontrol anlamındaki "quality control"ın, PO ise satın alma siparişi anlamındaki "purchase order"ın kısaltmasıdır.

Kendi sözlerinle teyit etmek

En güçlü teyit aracı, duyduğunu kendi sözlerinle özetlemektir: "So, if I understand correctly, you'll send fifty units on the fifteenth, once quality control has approved them?" Bu cümle iki iş görür. Doğru anladıysan karşı taraf kısaca onaylar; yanlış anladıysan hemen düzeltir. Benzer kalıplar: "Just to make sure I've got this right…" ve "Let me check I've understood…".

Sayılar ve harfler

Sayılar telefonda ve video görüşmede en çok karışan bilgilerdir. Özellikle "fifteen" ile "fifty", "thirteen" ile "thirty" sözcükleri birbirine çok benzer. Emin değilsen rakamları tek tek söyleterek teyit edebilirsin: "Was that fifteen, one-five, or fifty, five-oh?" Bu soru kaba değil, dikkatlidir ve karşı taraf da çoğu zaman memnun olur.

Yazılı teyit

Önemli bir görüşmeden sonra kararları kısa bir e-postayla teyit etmek, sözlü anlaşmayı sağlam bir zemine oturtur: "Thanks for the call. Just to confirm: fifty units on 15 May, pending quality control." Böyle bir e-posta yanlış anlaşılmaya son bir kontrol daha ekler. Karşı taraf bir şeyi farklı anladıysa, o anda değil ama birkaç saat içinde düzeltme fırsatı bulur.

Türkçe köprüsü

Türk iş kültüründe, özellikle yabancı bir dilde konuşurken, anlamadığını söylemek çoğu zaman mahcubiyet yaratır. "Anlamadım" demek bilgisizlik gibi algılanacak diye korkulur ve kişi başını sallayıp sonradan çözmeyi umar. Kaan da öyle yapmıştı. İngilizce iş ortamında ise "Sorry, I didn't catch that" demek olağan bir iletişim adımıdır. Anlamadan onaylamak ise, sonradan ortaya çıktığında çok daha büyük bir sorun yaratır.

Türkçedeki bazı kalıpların da İngilizcede daha iyi karşılıkları vardır. "Anlamadım" sözcüğünü doğrudan "I don't understand" diye çevirmek, bazı bağlamlarda konunun tamamını anlamadığın gibi duyulabilir. Belli bir kısmı kaçırdıysan "I didn't catch the part about…" demek daha hassas ve daha kibardır. "Yani diyorsunuz ki…" diye özetleme alışkanlığı ise Türkçede de vardır ve İngilizcedeki "So, if I understand correctly…" kalıbıyla güzelce örtüşür.

Gerçek hayattan örnekler

Ertesi gün Kaan kısa bir görüşme daha istiyor; bu sefer her belirsiz noktayı netleştirmeden kapatmıyor.

Sarah her soruya kısaca ve memnuniyetle cevap veriyor; hiçbiri onu rahatsız etmiyor. Kaan'ın son özeti, bütün kararı tek cümlede topluyor ve Sarah'nın "Exactly" cevabı iki tarafı da aynı noktaya getiriyor. Görüşmeden sonra Kaan kısa bir teyit e-postası gönderiyor.

Sık yapılan hata

Teyit ederken her şeyi baştan tekrar ettirmek de karşı tarafı yorabilir. "Could you repeat everything?" yerine yalnızca belirsiz kalan parçayı sormak daha verimli ve daha profesyoneldir. Sayılarda ise rakam rakam teyit, en kısa yoldur.

Mini alıştırma

1. Anlamadığını söylemek İngilizce iş ortamında nasıl algılanır?
2. Bir kısmı kaçırdığında "Could you repeat that?" yerine ne demek daha iyidir?
3. Bir kısaltmanın anlamını nasıl sorarsın?
4. Kendi sözlerinle teyit etmenin iki faydası nedir?
5. "Fifteen" ile "fifty" karışıklığı nasıl giderilir?

Cevaplar

1. Bir zayıflık değil, dikkat ve sorumluluk göstergesi olarak.
2. "Sorry, I didn't catch the part about…" demek; neyin kaçırıldığını belirtmek.
3. "What does QC stand for?" diye sorarak.
4. Doğru anladıysan karşı taraf onaylar, yanlış anladıysan hemen düzeltir.
5. Rakamları tek tek söyleterek: "Was that fifteen, one-five, or fifty, five-oh?"

Sesli tekrar görevi

Ardından sayı teyidini çalış: "Was that thirteen, one-three, or thirty, three-oh?" ve "Was that fifteen or fifty?" Her iki sayıyı da vurguyu doğru heceye koyarak söyle: thirTEEN, THIRty. Son olarak Kaan'ın özet cümlesini tek nefeste söylemeyi dene.

Özet kartı

1. İngilizce iş ortamında soru sormak dikkat göstergesidir; anlamadan "OK" demek pahalıya patlayabilir.
2. Neyi kaçırdığını belirt: "Sorry, I didn't catch the part about…"
3. Anlamı ve kısaltmaları sor: "What does QC stand for?", "What do you mean by…?"
4. Kendi sözlerinle teyit et: "So, if I understand correctly…", "Just to make sure I've got this right…"
5. Sayılarda rakam rakam teyit iste: "fifteen, one-five, or fifty, five-oh?"
6. Önemli görüşmelerden sonra kısa bir teyit e-postası gönder.

Sonraki derse köprü

Telefon ve video bölümü burada bitiyor. Bundan sonra konuşmanın en hazırlıklı, en yapılandırılmış biçimine geçiyoruz: sunuma. İyi bir sunumda dinleyici hiçbir zaman nerede olduğunu kaybetmez; konuşmacı onu bir bölümden öbürüne açık geçişlerle taşır. Sıradaki derste bir iş sunumunun iskeletini ve bu yol gösterici geçiş ifadelerini çalışıyoruz.