Önce özete göz atDersin sonundaki özet, okumaya başlamadan önce yol haritası olarak.
Toplantı işi, bir toplantının yapmak için toplandığı tek iştir: bilgi paylaşmak, fikir üretmek, seçmek, değerlendirmek, plan kurmak ya da tanışmak; her iş başka bir biçim ister. Karma toplantı birden çok işin aynı toplantıya karışarak yığılmasıdır ve katılımcıların aynı anda farklı işler yapmasına yol açar; işler gerekiyorsa aynı toplantıda sıralanabilir ama karıştırılmaz. Toplantı çıktısı, toplantının sonunda ortada olacak somut şeyin önceden yazılmasıdır; toplantı çıktıyı ürettiğinde biter. Gereken kişi, çıktıyı üretmek için gerçekten bulunması gereken kişidir; diğerleri çıktıyı yazılı olarak alır. Gerekmeyen toplantı, çıktısının yazılı ya da eşzamansız bir yolla daha az zamanla üretilebileceği toplantıdır; toplantı, birlikte bulunmanın bir şey kattığı işler için ayrılır.
Açılış sahnesi
Sergi komitesinin başkanı, son iki yılın toplantı notlarını bir hafta sonu baştan sona okudu. Komite ayda iki kez, her seferinde iki saat toplanmıştı. Toplantıların çoğunda aynı şey oluyordu: ilk yarım saat herkes ne yaptığını anlatıyor, sonra biri yeni bir sergi fikrini açıyor, fikir tartışılırken bir başkası bütçeyi soruyor, bütçe konuşulurken saat doluyor ve toplantı «bir dahaki sefere» diye bitiyordu. Notlarda alınmış kararların sayısı, toplantı sayısının yarısı kadardı. Çatışmaların neredeyse hepsi de bu toplantılarda çıkmıştı: neyin konuşulduğu belli olmadığında, biri fikir üretirken öbürü karar vermeye çalışıyor, biri karar verirken öbürü daha bilgi almadığını söylüyordu. Başkan notların sonuna bir soru yazdı: bu toplantıların her biri ne için yapılıyordu? Cevabı bulamadığı toplantıların sayısı, bulabildiklerinden fazlaydı.
Bu derste ne olacak
Geçen ders iki kişi arasındaki çatışmanın nasıl konuşulup onarılacağını ele aldı. Bu ders, ekip çalışmasının çoğunun geçtiği yere, toplantılara bakıyor. Bu seviyenin ilk modülünde fikir üretme oturumunun hazırlanması, yazılı bir soru ve önceden verilen bir kapsam kararıyla anlatılmıştı. O ders yalnız fikir üreten oturumlara bakıyordu. Bu derste her tür ekip toplantısının nasıl tasarlanacağını ele alacağız. Önce bir toplantının hangi işi yaptığını belirlemeye ve birden çok işi aynı toplantıya yığmanın sorunlarına bakacağız. Ardından toplantının sonunda ne çıkacağını önceden yazmaya geçeceğiz. Dersin son bölümü, kimin toplantıda bulunması gerektiğini ve bazı toplantıların neden hiç yapılmaması gerektiğini tartışıyor.
Aşağıdaki örnekler kurgudur.
Sıfır noktası — toplantı işi ve karma toplantı
Bir toplantı bir araçtır ve bir araç yaptığı işe göre seçilir. Ekip toplantılarının yaptığı işler birkaç türe ayrılır ve her biri farklı bir biçim ister.
Mekanizma — toplantı çıktısı
Bir toplantının işi belli olduğunda, sonunda ne çıkacağı da önceden yazılabilir. Toplantının sonunda masada ne olacağı bilinmediğinde toplantı ne zaman bittiğini de bilmez.
Usta katmanı — gereken kişi ve gerekmeyen toplantı
Bir toplantının işi ve çıktısı belli olduğunda iki soru daha sorulabilir: bu çıktı için kim gerekli, ve bu çıktı için bir toplantı gerekli mi?
Bazı toplantılar, işi ve çıktısı belli olduğunda bile, toplantı olmadan yapılabilir. Bilgi paylaşmak yazıyla, bazı seçimler eşzamansız bir turla, bazı değerlendirmeler kısa bir yazılı yorumla yapılabilir. Toplantı, birlikte ve aynı anda bulunmanın gerçekten bir şey kattığı işler için ayrılır.
Yöntemin bir sınırı var. Toplantı tasarımı, toplantıyı çağıran kişinin işi, çıktıyı ve katılımcıları önceden bilebildiği durumlar içindir. Bazı toplantılar tam da bunları bilmemekten doğar: bir kriz, beklenmedik bir fırsat, bir şeyin yolunda gitmediği hissi. Bu durumlarda toplantının ilk on dakikası, toplantının işini ve çıktısını birlikte belirlemeye ayrılabilir. Bir de her toplantı bir çıktıya bağlanmak zorunda değildir; ekibin birbirini tanıması ve dinlemesi de bir iştir ve onun çıktısı bir kâğıt olmayabilir.
Yaygın hatalar ve yanlış bilinenler
Yaygın yanlış"Ayrıntılı bir gündem toplantıyı düzenler."
Ayrıntılı bir gündem hangi konuların konuşulacağını söyler, ama her konuda ne yapılacağını söylemez. Toplantıyı düzenleyen, gündemin uzunluğu değil, her maddenin işinin ve toplantının çıktısının önceden yazılmasıdır.
Yaygın yanlış"Bir toplantı saati dolunca biter."
Saat dolduğunda biten bir toplantı çoğu zaman çıktısını üretmeden biter. Çıktısı önceden yazılan bir toplantı, çıktıyı ürettiğinde biter; bu bazen planlanan süreden kısa sürer.
Yaygın yanlış"Herkesi davet etmek en kapsayıcı yoldur."
Gereken kişiler ile gerekmeyenler ayrılmadığında toplantı kalabalıklaşır ve kararı verecek kişiler konuşamaz. Kapsayıcılık, çıktının herkese ulaşması ve gerekli bakışların masada olmasıyla sağlanır, herkesin odada olmasıyla değil.
Yaygın yanlış"Düzenli toplantılar ekibi bir arada tutar."
Düzenli toplantılar bir işe yaradığında ekibi bir arada tutar; alışkanlıkla yapılan, işi ve çıktısı olmayan toplantılar ise ekibin zamanını tüketir. Bazı toplantılar yazılı yollarla daha iyi yapılır.
Aklında kalsın
Toplantı işi, bir toplantının yapmak için toplandığı tek iştir: bilgi paylaşmak, fikir üretmek, seçmek, değerlendirmek, plan kurmak ya da tanışmak; her iş başka bir biçim ister. Karma toplantı birden çok işin aynı toplantıya karışarak yığılmasıdır ve katılımcıların aynı anda farklı işler yapmasına yol açar; işler gerekiyorsa aynı toplantıda sıralanabilir ama karıştırılmaz. Toplantı çıktısı, toplantının sonunda ortada olacak somut şeyin önceden yazılmasıdır; toplantı çıktıyı ürettiğinde biter. Gereken kişi, çıktıyı üretmek için gerçekten bulunması gereken kişidir; diğerleri çıktıyı yazılı olarak alır. Gerekmeyen toplantı, çıktısının yazılı ya da eşzamansız bir yolla daha az zamanla üretilebileceği toplantıdır; toplantı, birlikte bulunmanın bir şey kattığı işler için ayrılır.
Sonraki derse köprü
Bu derste bir toplantının işini, çıktısını ve katılımcılarını önceden nasıl tasarlayacağımızı gördük. Sergi komitesinin başkanı bir sonraki toplantının davetine iki satırı yazdı: iş, sergi mekânının yerleşimi için fikir üretmek; çıktı, en az on yerleşim önerisi. Ama toplantı başladığında bir şeyi fark etti: tasarım kâğıt üzerinde hazırdı, oysa toplantıyı anbean yürütecek bir akışı yoktu. Toplantı nasıl açılacak, üretim ne zaman başlayacak, öneriler nasıl toplanacak, toplantı nasıl kapanacaktı? Bir toplantıyı içeriden yürütmenin, yani kolaylaştırmanın, en basit ve tekrarlanabilir akışı nasıl olur?